Järjestäytymiseen liittyy paljon enemmän kuin pelkästään paperin pinoaminen ja pölyttäminen pöydälläsi olevalle epämukavuudelle. Organisaatio edellyttää järjestelmien ja menettelyjen luomista yrityksesi eri osiin; tämä voi auttaa sinua tuottavuutta ja kannattavuutta. Seuraavassa on muutamia parhaita tapoja, joilla voit organisoida pienyrityksesi. Kokeile vain yhtä hitaasta ja jatkuvasta parannuksesta tai tee suunnitelma sisällyttää uusi organisaation prosessi joka kuukausi yrityksellesi tänä vuonna.
01 - Hallitse asiakirjoja ja asiakirjoja
Nyt kun sinulla on parempi käsitys siitä, millaisia asiakirjoja olet tekemässä, on aika luoda tai parantaa toimistosi arkistointijärjestelmää. Susan Ward laati yhteen hyödyllisen oppaan asiakirjojen hallintajärjestelmän luomisesta, joka auttaa sinua luomaan tai hienosäätämään paperiprosessia ja järjestämään sen.
Jos päätät aika siirtyä paperitonta toimistoa kohti ( lue etuja ja haittoja ensin ), voit aloittaa skannaamalla ja digitisoimalla kuitit käyttämällä verkkolaskutusta ja maksupalveluja, kuten FreshBooks, siirtymällä digitaaliseen allekirjoitusohjelmaan kuten DocuSign , ja käyttää Cloudia tietojen varmuuskopiointiin ja arkistointiin. Jos kerät käyntikortteja vuoden aikana tapahtuville tapahtumille, voi myös olla hyvä investoida käyntikorttisi skanneriin, jotta voit helposti digitoida yhteystietoja ja ojentaa paperikortit.
02 - Käytä oikeaa tuottavuustyökalua
- Yhteydenhallinta. Jokainen pienyrittäjä tarvitsee yhteystietojen hallintaa pitämällä kirjaa asiakkaista muuttamaan ihmisiä, joita tapaat verkostoitumisen aikana. Voit valita kokonaisvaltaisen asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM), kuten Salesforcen, tai pienemmän mittakaavanhallinnan avulla voit luoda nykyiset yhteystietosovelluksesi toimimaan yrityksellesi.
- Kokoukset ja viestintä. Onko sinulla tapaamisia henkilökohtaisesti, puhelimitse tai videopuhelupalvelujen kautta, on tapa kehittää prosessi entistä organisoidummin. Voit käyttää palvelua, kuten Do, saadaksesi kokouksia järjestäytyneemmiksi - ennen, sen aikana ja sen jälkeen.
- Kirjanpito ja kirjanpito. Järjestä ja tehosta laskutusta, maksutapahtumaa ja kassavirran hallintaa työkaluilla kuten Quickbooks Online, Xero ja Wave.
- Matka ja kulujen seuranta. Voit käyttää sovelluksia, kuten Expedia ja TripAdvisor, helpottamaan matkasuunnitelmien tekemistä. Sitten, kun tien päällä, sovellukset, kuten Expensify, auttavat sinua seuraamaan kuluja ja raportoimaan, kun tulet kotiin paljon järjestäytyneempää.
- Sosiaalisen median hallinta. Me kaikki tiedämme, kuinka paljon aikaa voi hukkua sosiaalisessa mediassa, jos et lähesty sitä järjestelmällisesti ja järjestäytyneesti. Siksi työkalut kuten Hootsuite ja Buffer voivat olla korvaamattomia pienyritysten omistajille.
- Sähköpostihallinta. Jos käytät Gmailia pienyrityksessäsi, sinulla on pääsy melkeisiin Google-laajennuksiin, jotka voivat nopeasti vastaanottaa postilaatikkosi. Jos käytät jotain muuta sähköpostisovellusta, kokeile SaneBoxia automaattisen suodatuksen, muistutusten ja paljon muuta.
- Projektinhallinta. Hyvä projektihallintasovellus auttaa sinua seuraamaan tehtäviä, jakamaan tiedostoja ja tekemään yhteistyötä joukkuetovereiden kanssa samassa paikassa, ja se voi olla yksi parhaista työkaluista, joita voit käyttää työn järjestämiseen. Kokeile Basecampia tai Asanaa all-in-one-projektinhallintaratkaisuun.
Tuottavuus on hyvin henkilökohtainen prosessi, ja sovellukset, joita tarvitset, ovat sinulle ominaisia, mitä teet ja miten työskentelet. Ota aikaa selvittää, mitä tarpeitasi on ennen uuden työkalun sisällyttämistä prosessiin. Et välttämättä tarvitse yhtä monta kuin luulet. Lisää tuottavuustyökalun inspiraatiota lue tämä artikkeli 101 pienyritysten tuottavuussovelluksilla ja tutustu näihin 27 säästäviin sovelluksiin .
03 - Hanki tietokoneesi järjestetty
Tässä on luettelo asioista, joita voit tehdä juuri nyt tietokoneen järjestämiseen ja takaisin muotoon:
- Puhdista työpöytäsi. Voit päästä tänne muutamia tapoja, ja kaikki riippuu työstään ja siitä, miten käytät tietokonetta. Voit päästä irti kaikesta työpöydältäsi, paitsi roskakoriin (muista, että työpöydän sovelluskuvakkeet ovat vain oikoteitä - kaikki todelliset sovelluksesi yleensä asuvat Sovellukset-kansiossa). Tai voit lisätä muutaman pikakuvakkeen useimmin käytettyihin sovelluksiin ja tiedostoihin. Minulla on tapana erehtyä kohti ensimmäistä vaihtoehtoa, menee niin virtaviivainen kuin mahdollista, mutta usein työpöydälläni on helppo käyttää tiedostoja, joita parhaillaan työskentelen. Sitten siirrän heidät pysyvään kotiin, kun olen valmis.
- Aseta digitaalinen arkistointijärjestelmä. Puhuminen asiakirjojen antamisesta pysyvänä kodina on silloin, kun luot arkistointijärjestelmän, joka antaa sinulle täydellisen merkityksen, jotta löydät tarvittavat asiakirjat, kun tarvitset niitä. Tämä tiedosto- ja kansioorganisaation opas tarjoaa useita erinomaisia vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun.
- Päivitä ohjelmisto. Jos tietokone on asetettu asentamaan sovellukset ja käyttöjärjestelmän päivitykset automaattisesti, hyvä. Jos se on manuaalinen prosessi sinulle, sinun kannattaa tarkistaa päivitykset vähintään kaksitoista, koska monet sisältävät suojauskorjauksia. Sitten tarkastele kerran vuodessa ohjelmiston nykyiset versiot ja tee päätös, jos on aika päivittää.
- Vianmääritys ja suorituskykyongelmat. Riippumatta siitä, millaisen tietokoneen sinulla on, kaikki voivat saada viruksia tai haittaohjelmia (kyllä, jopa Macit!). Jos sinulla on Windows-pohjainen tietokone, PCWorldin PC-ylläpito vinkkejä auttavat sinua pitämään tietokoneesi terveinä ja toimimattomina.
- Varmista tietojen varmuuskopion eheys. Olet varmuuskopioi tietosi, eikö? Jos ei, ohita kaikki muut toistaiseksi ja tee tämä ensin. Voit käyttää joko Cloud-pohjaista tietojen varmuuskopiointipalvelua, kuten Carbonite, Backblaze tai CrashPlan tai voit käyttää ulkoista kiintolevyä, jonka liität tietokoneeseesi (minä molemmat). Jokaisen vaihtoehdon avulla voit määrittää palvelun tai aseman jatkuvien automaattisten varmuuskopioiden tekemiseen, joten sinun ei tarvitse tehdä mitään manuaalisesti. Sitten kerran tai kahdesti vuodessa, siirry varmuuskopiointipalveluun tai asemaan ja varmista, että kaikki on paikallaan ja että sinulla on oltava mahdollisuus kopioida kopiot paikalliseen tietokoneeseen.
- Kutsu postilaatikkoasi. Monet pienyrittäjät ovat rakkauden ja vihaan suhteessa heidän sähköpostiosoitteeseensa. He rakastavat sitä, koska se on erittäin tuottava ja tehokas viestintäväline; mutta he vihaavat sitä, koska se voi nopeasti päästä käsiksi ja aiheuttaa tarpeetonta stressiä . On olemassa asioita, joita voit tehdä postilaatikon pitämisessä verkossa, kuten automaation käyttämisessä, päivittäisen päivittämisen tehostamisessa ja rajoittamisessa, kuinka usein sähköpostit tarkistetaan päivän aikana. Lue tämä artikkeli sähköpostinhallintaratkaisuille , jotka tekevät postilaatikostasi tehokkaan tuottavuustyökalun eikä merkittävää aikaa imee.
Edellä olevat vinkit auttavat sinua pienyritysten järjestämisessä heti, mutta muista, kuinka nopeasti asiat voivat ohittaa. Paranna näitä toimintoja päätöslauselmalla, jonka avulla voit nopeasti ja helposti tarkastella papereita, tuottavuustyökaluja ja tietokoneen tilaa muutaman kerran kuukaudessa, jotta voit pysyä järjestäytyneinä ja estää asioita pääsemästä ylivoimaiseen epäjärjestykseen.