Vastaa puhelimellesi kunnollisella liiketaloudellisella tervehdyksellä.
Esimerkiksi, kun puhelin vastaa, sano jotain, kuten "Cypress Technologies. Susan puhuu. Kuinka voin auttaa sinua?" Tämä ei ainoastaan anna soittajalle tietää, että he ovat päässeet liiketoimintaan, mutta asettavat hänelle vastuun vastata kysymykseen, säästämällä aikaa etsiville kysymyksille, kuten "Onko Cypress Technologies?" Ja tyhjäkäynnillä chit-chat.
Ajattele ja priorisoi, kun puhut.
Onko puhelu parhaiten käsitelty juuri nyt tai myöhemmin? Monet puheluista, jotka yritykset saavat, ovat nopeita kyselyitä, joihin voidaan helposti vastata, kuten "Kuinka kauan olet auki?" Toisissa taas on monimutkaisempia ja aikaa vieviä vastauksia. Jos näin on, kerro soittajalle niin, ja kysy, milloin olisi kätevää soittaa hänelle keskustelemaan siitä.
Käytä parafragointia ja yhteenvetoa pitämään puhelut ajan tasalla.
Jos puhut puhelimelle, joka haluaa keskustella tai karkottaa asiaa, sano esimerkiksi sellaista: "Joten mitä kuulen sanot ..." tai "Joten keskeiset kohdat ovat ..." tai "Onko (lisää yhteenveto) kohtuullinen yhteenveto siitä, mitä sanoit?" On vaikea kiusata jonkun kanssa, joka kieltäytyy keskustelemasta.
Sulje kaikki puhelut yhteen toiminnan kanssa Sinä ja soittaja ovat sopineet
Vaikka tämä kestää vain sekunteja useimmissa tapauksissa, se voi säästää paljon aikaa välttäen virheitä ja tarve tarkistaa. Esimerkiksi keskustelun jälkeen, jonka aikana olet järjestänyt tapaamisen asiakkaan kanssa , saatat sanoa: "Hyvä.
Tapaan teidän kanssanne toimistossa (lisää paikka) klo 10.00 huomenna ja me menemme näytteiden päälle. "
Pidä viestipalkki puhelimissa, jotta voit saada tietoja puhelun aikana.
Tämä ei ole pelkästään aikataulunhallinta, joka auttaa sinua pitämään sinut keskittyneenä puhelunhallintaan, mutta auttaa aikaohjaukseen myöhemmin, jos haluat löytää ja / tai tarkistaa tietyn keskustelun yksityiskohdat.
Anna asiakkaille ja asiakkaille sähköpostivaihtoehto
Monet heistä käyttävät sähköpostin yhteyttä sinuun puhelun sijaan, jos he tietävät, mitä sähköpostiosoitteesi on. Varmista, että yrityksesi sähköpostiosoite on näkyvä käyntikorttisi ja verkkosivustossasi, jos sinulla on yksi. Jos sinulla on sähköpostiosoitteesi, lähetä sähköpostia nykyisille asiakkaille ja asiakkaille, mainitse sähköpostivaihtoehto ja esitä se viestinnän parantamiseksi.
Käytä teknologiaa hallitsemaan puhelimen vastaamista aikaa
Vähintään yrityksellesi pitäisi olla puhelinvastaaja ja vastaaja. Aseta ne asianmukaisiin yrityskripteihin ja käytä niitä vastaamaan puhelimeen, kun olet poissa toimistosta tai tarvitset jotain keskeytyksettä. Sitten aikatauluta aikaa vastata näihin puhelinviesteihin päivittäin. Ajanhallinnassa voit saada arvokasta aikaa ryhmittelemällä puhelut yhteen.
Jos käytät kotikäyttöön perustuvaa liiketoimintaa, hanki erillinen yrityspuhelin tai -linja
Sinulla on oltava toinen "business-only" -puhelin, jolla on oma "business-only" puhelinvastaaja ja / tai vastaaja. Tämä ei ole pelkästään ammattimaisempi, vaan se säästää aikaa, joka kuluu viestien välityksellä ja määrittää, mitkä ovat liiketoimintaan liittyviä.
On aina parasta olla henkilö, joka vastaa puhelimeen
Kun kone on poissa tai huonompi, automaattinen Interactive Voice Response (IVR) -järjestelmä on todellinen sammuttaminen, joka maksaa yrityksesi, kun ihmiset eivät vaivaudu jättämään viestejä tai soittamaan. Jos saapuvaan puheluun vastaaminen kestää liikaa aikaa päivän aikana, ota vastaanottovirkailija tai ammattimaisen vastaajapalvelun ottama vastaus puhelimeen. Kustannukset jonkun toisen tekemiseen saattavat olla enemmän kuin kompensoivat tuottavuuden kasvu ja paremmat myynnit .
Pidä kirjallinen skripti usein lähetetyistä kysymyksistä puhelimestasi.
Se säästää sinua ja työntekijöitänne aikaa, jos heidän ei tarvitse etsiä vastauksia tai miettiä, miten vastata tiettyyn pyyntöön vastaamalla puhelimeen.
Puhelinvihjeet yhteenveto
Muista, että puhelimen on tarkoitus olla liiketoimintatyökalu, ei häiritsevä ajanjäähdytin, joka säätelee työpäivääsi. Näiden ajanhallintaratkaisujen avulla voit hallita saapuvia puheluita paremmin hallitsemaan aikaa, parantaa tuottavuutta ja asettaa puhelimesi takaisin paikalleen - auttaa sinua käyttämään yritystäsi sen sijaan, että voit käyttää sinua.