Pitkäaikaista ja lyhytaikaista säilytystä koskevat asiakirjat
4 syytä pitää kirjaa
- Tämä helpottaa verojen maksamista.
- Ottaa kaikki tallennettu auttaa pitämään sinut puuttuvat mitään vähennyksiä, mikä säästää rahaa.
- Se auttaa sinua varmistamaan, että toimitat tarkkoja vaatimuksia. Sen sijaan, että arvelet, että "luulen maksan sille toimeksisaajalle 1000 dollaria", laskemalla nopeasti laskentataulukon, tiedät maksat hänelle 850 dollaria heinäkuun 17. päivänä.
- Jos sinulla on tilintarkastus tai IRS: llä on kysyttävää verotulojen kohdista, sinulla on todiste varmuuskopioinnista. Jos sinulla ei ole tätä dokumenttia, löydät itsellesi aikaa ja rahaa etsimällä todisteita. Mikä on pahempaa, jos et pysty antamaan kuittia, vaatimusta ei kunnioiteta, ja saatat joutua jopa maksamaan ylimääräisiä veroja ja rangaistuksia.
Mitä kirjaa minun pitäisi seurata?
Lyhyt vastaus on, että sinun pitäisi seurata kaikkea! IRS tunnetaan pienyritysten tilintarkastuksesta , erityisesti niistä, jotka osoittavat tappiota peräkkäisinä vuosina. Lisäksi monet IRS: n edustajat eivät ymmärrä kiinteistösijoittajien veroeroja, mikä tekee heistä todennäköisemmin kyseenalaiseksi hakemuksesi.
Sinulla on oltava todisteita, jos IRS kysyy jotain kohteita tai jopa jokapäiväisessä liiketoiminnassa, jos joku yrittää kyseenalaistaa maksun.
Kahdentyyppiset tietueet, jotka sinun on pidettävä, ovat pysyviä tietoja ja lyhytaikaisia tietueita.
1. Pysyvät ennätykset
Nämä ovat asiakirjoja, jotka haluat säilyttää loputtomiin.
Mitkä ovat muutamia pysyviä ennätyksiä?
Nämä ovat asiakirjoja, jotka ovat tärkeitä ja arvokkaita sinulle paljon pidemmälle kuin nykyinen verovuosi, kuten:
- Kaikki vuokralaiset vuokrataan.
- Minkälaisia oikeudellisia asiakirjoja - Sakot, tarkastuskertomukset, tuomioistuinten esiintymiset.
- Kaikenlainen lupa, jonka olet ottanut kiinteistöön.
- Mitä te voitte vähentää - kuten omaisuutta tai parannuksia.
- Jos yrityksesi on liitetty LLC: n , LP: n , S Corporationin tai muun yrityksenä, haluat säilyttää kaikki siihen liittyvät tietueet.
- Vakuutusehdot.
- Laina-asiakirjat, kuten kiinnitykset.
- Aiempien vuosien verot.
- Kiinteistön nimi / teos.
2. Lyhytaikaiset tietueet
Lyhyellä aikavälillä en viittaa pariin kuukauteen. Haluat säilyttää kaikki asiakirjat, joiden katsotte olevan tarpeellisia, vaatia veroja vähintään viiden vuoden ajan. Kuinka kauan sen jälkeen riippuu mukavuustasosta. Tämä auttaa sinua, jos olet koskaan auditoinut tai haastanut.
Mitkä ovat muutamia lyhyen aikavälin rekistereitä?
Kaikki, jotka ovat tietyn verovuoden tuloja tai kuluja, kuten:
- Yrityksesi tai omaisuuden mainoskulut.
- Viihdukustannukset - kuten nykyisille tai potentiaalisille asiakkaille tarkoitetut illalliset tai lounaat.
- Asuntolainasta maksetut korot ja kaikki luottokortit yrityksille.
- Oikeudelliset / ammatilliset palkkiot - kirjanpitäjille, asianajajille, vakuutusasiamiehille, jälleenmyyjille.
- Toimistokulut - Internet, toinen puhelinliikenne yrityksille, toimistotarvikkeet, kotitoimiston vähennys, jos sinulla on kotitoimisto, jota käytetään yksinomaan liiketoimintaan.
- Vuokra sai.
- Korjaukset suoritettu.
- Vakuustalletukset. - Kun vuokralaisen vuokrasopimus päättyy, jos pidät osan vakuudesta, sinun on kirjattava se tulona. Jos pidät jotain siitä, että maksat korjattavaksi, korjattavaksi tarkoitetut varat katsotaan kustannuksiksi, jotka voit vähentää veroista.
- Matkakulut liiketoiminnalle - Esimerkiksi vuokra-aktiviteetit.
- Maksulliset apuvälineet.
- Palkat työntekijöille tai itsenäisille urakoitsijoille.
Kuinka minun pitäisi seurata tietueitani?
Sinun tulisi säilyttää kaikki tietueesi digitaalinen kopio (tietokone) ja paperi (paperi).
1. Digitaalinen kopio
Haluat käyttää laskentataulukkoa tai Quicken Rental Property Manager -ohjelmaa, joka seuraa tuloja ja kuluja.
Sinun pitäisi tehdä tämä heti, kun tulot tulevat tai kustannukset tapahtuvat. Haluat lisätä mahdollisimman yksityiskohtaisia tietoja:
- Treffi,
- Aika,
- Kuka se maksoi tai maksoi sinulle,
- Tulojen tai kulujen luonne
- Määrä.
- Voit myös sisällyttää siihen, miten se maksettiin tai syntyi (käteinen, tarkistusnumero, luottokortti, maksumääräys jne.).
Yksityiskohtien taso riippuu käyttämästäsi tai luomallasi ohjelmistosta. Jotkut ohjelmat linkittävät suoraan pankkitilillesi ja kirjataan tulosi ja kulut sinulle.
Vaikka valitsisitkin halvemman ohjelman tai tallennat tietueet henkilökohtaisiin laskentataulukoihin, sinun on vielä luotava erilliset tietueet jokaisesta kiinteistöstä, jokaisesta kulutyypistä ja erillisistä tulotyypeistä. Tarkoitus on tallentaa niin paljon tietoja kuin voitte tapahtuman aikana, jotta voit helposti luoda talousraportteja tulevaisuudessa.
Sinun tulisi aina varmuuskopioida ne cd-levylle, ulkoiselle kiintolevylle, pilvessä ja jopa paperikopiona. Ne on tulostettava kunkin kuukauden lopussa ja / tai vuoden lopulla.
2. Kova kopio
Haluat varmistaa, että sinulla on paperikopio tärkeimmistä asiakirjoista. Jos haluat, haluat tallentaa ne jonkinlaiseen palontorjunta-arkistointijärjestelmään tai tallelokeroon. Jos et pysty löytämään tarpeeksi suurta tiedostoa, haluat säilyttää tärkeimmät, kuten tämän ruudun omaisuuden otsikot. Luokittele kaikki vuodessa ja lajittele sitten aakkosjärjestyksessä tiedostot, jotta ne ovat helposti löydettävissä.