Uusi asiakas tervetuliaiskirje on arvokas osa uusien asiakkaiden hankkimista, varsinkin jos yrityksesi keskittyy henkilökohtaisiin suhteisiin. Uuden asiakkaiden tervetuliaiskirjeen kirjoittamiseen tarvittavan ajan ansiosta on muutamia etuja, kuten:
- Näyttää asiakkaille, että arvostat heidän liiketoimintaansa
- Tekee virallisesti yrityksenne uusille asiakkaille
- Varmistaa asiakkailleen, että he ovat tehneet oikean päätöksen valitsemaan yrityksesi
- Tarjoaa tärkeitä yhteystietoja
Tämä vaiheittainen opetusohjelma vie sinut läpi uuden asiakkaiden tervetuliaiskirjeen ja sen sisältämät osat, joten voit käyttää sitä mallina omassa yrityksessäsi.
01 - Yrityksen kirjelomake
Uuden asiakkaasi tervetulokirje on tulostettava yrityksen kirjepaperille tai ainakin sisällytettävä yhteystietosi.
Ammattimainen kirjelomake, jolla yrityksesi brändäys on, on erinomainen tapa vahvistaa tuotemerkkiä tervetuliaiskirjeiden ja asiakkaan viestinnän kautta. Jos sinulla ei kuitenkaan ole kirjelomakea uuden asiakkaaseen tervetulokirjeen, sinun tulee sisältää:
- Yrityksen nimi
- Palautusosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Voit myös halutessasi sisällyttää faksinumeroon, yrityksen verkkosivustoon ja muihin käytettävissä oleviin kontaktimenetelmiin.
02 - Päivämäärä ja vastaanottajan osoite
Uuden asiakkaiden tervetuliaiskirjeen alkuun tulee merkitä kirjaimen päivämäärä ja vastaanottajan postitusosoite, kaikki vasemmalla.
Vastaanottajan osoitekentässä tulisi tyypillisesti olla:
- Täydellinen nimi (etuliitteellä)
- otsikko
- Yhtiö
- Postitusosoite
03 - tervehdys
Uuden asiakkaasi tervetulokirjeen tässä osassa tavallisesti tervehdit vastaanottajasi nimeksi, jota seuraa kaksoispiste.
Haluatko tervehtiä vastaanottajaa etunimellä (esim. Jane) tai etukäteen ja sukunimellä (esim. Dear Doe), riippuu asiakkaasi suhteesta.
04 - Tervetulotoivotus
Uuden asiakkaiden tervetulokirjeen avauslauseke tulee tervehdyksen jälkeen, ja sen tulee sisältää tervetullut sanoma asiakkaalle.
Tässä on esimerkki avauslauseesta uudessa asiakkaiden tervetuliaispuheessa:
"Koko Smith Consulting -henkilöstön puolesta haluan käyttää tätä tilaisuutta tervetulleeksi uudeksi asiakkaaksi. Olemme innostuneita siitä, että olet kanssamme."
05 - Johdanto yhtiöön
Uuden asiakkaasi tervetuliaiskirjeen tulee sisältää yrityksen johdatus sekä kykysi uudestaan.
Tässä on esimerkki yrityksen käyttöönotosta:
"Smith Consultingissa olemme ylpeitä voidessamme tarjota asiakkaillemme reagoivaa, pätevää ja erinomaista palvelua. Asiakkaamme ovat tärkein osa liiketoimintamme, ja työskentelemme väsymättömästi varmistaaksemme täydellisen tyytyväisyyden nyt ja niin kauan kuin olet asiakas ."
Tässä osassa halutaan myös esitellä itsesi ja antaa asiakkaalle tietää, mikä tehtäväsi pelaat hänen yrityksissään.
Tässä on esimerkki henkilökohtaisesta esittelystä:
"Olen myös iloinen voidessani kertoa teille, että olen ensisijainen yhteyshenkilösi yrityksessä ja kehotan sinua ottamaan minuun yhteyttä milloin tahansa kysymyksillesi, kommentteillesi ja palautteillesi."
06 - Yhteystiedot
Yksi uuden asiakkaiden tervetuliaiskirjeen tärkeimmistä osista on luku, joka sisältää eri tapoja ottaa yhteyttä sinuun, kaikki yhdessä paikassa. Tämän tervetuliaiskirjeen osassa on selkeästi lueteltava, miten ja milloin asiakas voi ottaa yhteyttä sinuun, kun hänellä on kysymyksiä tai muita asioita.
07 - Vakuutus
Tämän uuden asiakkaiden tervetuliaiskirjeen viimeisen osan pitäisi jälleen kiittää asiakkaita hänen liiketoiminnastaan ja vahvistaa, että olet tyytyväinen toivotessasi heitä asiakkaana ja valmis tekemään sen, mitä se tekee varmistaakseen, että he ovat tyytyväisiä.
Ajatuksena on sulkea kirje positiivisesta huomautuksesta ja jättää uuden asiakkaan tervetulleeksi, arvostavaksi ja tärkeäksi.
Tässä on esimerkki uuden asiakkaasi tervetulokirjeen viimeisestä lauseesta:
"Jane, kiitos jälleen siitä, että olet antanut Smith Consultingille tärkeimmät liiketoiminnan tarpeet. Meillä on kunnia palvella sinua."
08 - Sulkeminen
Uuden asiakkaasi tervetulokirjeen sulkeminen sisältää arvostamisen (vilpittömästi, terveiset, ystävälliset terveiset, teidän tosi jne.), Kirjallisen allekirjoituksenne sekä nimesi ja nimesi.
On tärkeää sisällyttää aina todellinen allekirjoitus eikä tietokoneella luotu allekirjoitus henkilökohtaisen kirjeen tekemiseen. Allekirjoituksesi tulee mennä valedictin ja nimesi välille, joten sinun kannattaa jättää muutamia ylimääräisiä tiloja.