Luovuttajan tiedostojen saaminen järjestyksessä
Milloin tiedät, kun tämä aika on tullut ja mitä sitten teet? Useat voittoa tavoittelemattomat ammattilaiset antoivat nämä vastaukset, kun pyysin heitä täydentämään tätä virkettä: "Tiesin, että oli aika saada uusi luovuttajan hallintajärjestelmä ..."
- Se, mitä meillä oli, ei voinut raportoida tietoja tavalla, jota tarvitsimme.
- Koiran söi korttini.
- Halusin tietää asioita lahjoittajiani kohtaan, ja se kesti järjettömän määrän henkilökunnan aikaa löytää vastaus.
- Viimeinen "järjestelmä" jätti sen päähänsä.
- Ainoa henkilö, jolla oli tarkoitus käyttää järjestelmää (vanha Access-tietokanta), jäi eläkkeelle.
- Vapaaehtoisten tietokone on kaatunut ja menetimme kaiken.
Ovatko nämä syyt tottelevat voittoa tavoittelemattomille?
Päättäminen siitä, että tarvitset uuden järjestelmän, on kuitenkin helppo osa. On olemassa maailmaa hämmentäviä tietoja kilpailevista järjestelmistä siellä, eikä ole helppo tapa koota yhteen.
Käännyin voittoa tavoittelemattoman teknologian kuluttajavalituksiin vastausten löytämiseksi. Idealware on voittoa tavoittelematon, joka auttaa muita ei-kaupallisia organisaatioita tekemään älykkäitä ohjelmistoja koskevia päätöksiä suorittamalla puolueetonta tutkimusta ja kääntämällä sen helposti ymmärrettäviksi raportiksi, artikkeleiksi ja koulutuksiksi.
Idealwaren kumppanuuksien ja oppimisen johtaja Andrea Berry ehdottaa näitä vaiheita uuden luovuttajan hallintajärjestelmän valitsemiseksi.
Selvitä, jos tarvitset todella uutta järjestelmää.
Berry sanoo aluksi arvioidakseen, miksi et pidä järjestelmästäsi. Ongelma ei ehkä ole mielestäsi, eikä ohjelmistoa ole helppo vaihtaa. Se vie aikaa, vaivaa ja rahaa.
Berry sanoi, "Ei ole hopea-bullet-järjestelmä siellä, joten varmista, että nykyinen järjestelmäsi on todella riittämätön.
Esimerkiksi sinun tarvitsee vain oppia lisää järjestelmästäsi, eikä vaihtaa täysin uuteen järjestelmään. "
T ake aika selvittää, mikä ongelma todella on. Voisiko se olla yksi seuraavista?
- Tarvitset lisää harjoittelua. Ehkä nykyisessä järjestelmässäsi on ominaisuuksia, joita et ymmärrä tai osaa käyttää. Kysy myyjältäsi, jos sinulla on koulutusvaihtoehtoja, kuten videoita tai online-resursseja, joita voit käyttää.
- Tarvitset lisää tukea. Mitkä ovat nykyisen järjestelmän tukivaihtoehdot? Onko käytettävissä ja kohtuuhintaista tukea? Onko myyjä ymmärtänyt ongelmasi ja yrittää auttaa tai puhua heille? Onko heillä ratkaisu erityiseen ongelmaan?
- Et ymmärrä kaikkia nykyisen järjestelmän ominaisuuksia. Tiedätkö varmasti, että se ei tee mitä haluat? Onko saatavilla dokumentteja? Jotkut toimittajat pyrkivät antamaan enemmän apua, kuten videoita, foorumeita, joissa voit esittää kysymyksiä ja kirjallisuutta, joka on kirjoitettu muille kuin ammattilaisille.
- Järjestelmäsi on liian heikko tai liian kova. Järjestelmän koon määrittäminen prosessiin ja budjettiin on ratkaiseva askel.
- Järjestelmäsi on liian kallis. Maksatko lisää toimintoja kuin tarvitset? Berry sanoo: "Kun puhut myyjälle, muista, että tämä on myynti ... luonto on" myydä ". Hänen tarpeidensa ymmärtäminen auttaa sinua olemaan häiritsemättä "kiiltävän kohteen oireyhtymä". "
- Järjestelmäsi on vanhentunut. Ehkä järjestelmässäsi puuttuu uusia ominaisuuksia. Muista, että se olisi päivitettävä säännöllisesti joko automaattisesti tai itse tai myyjän toimesta. Vain olla tietoinen siitä, miten järjestelmäsi pysyy ajan tasalla.
- Myyjä ei enää tue järjestelmääsi. Berry sanoo, että tämä ei ole yleistä, mutta tapahtuu, varsinkin jos pienempi myyjä ostaa suurempi.
Idealware tarjoaa työkirjan, kuluttajille suunnatun oppaan pienikokoisille rahoittajien järjestelmille, jotka auttavat sinua ohjaamaan itsearviointimenetelmää.
Tunnista sidosryhmä.
Joten olet päättänyt vaihtaa. Mitä on seuraavaksi?
Berry sanoi, "Mitä me näemme koko ajan, kehitysjohtaja päättää saada uuden järjestelmän, mutta ei kuulla markkinointiosastoa tai johtajaa tai vapaaehtoisen koordinaattoria , jotka kaikki käyttävät järjestelmää."
On hyvä kuulla kaikkia käyttäjiä, jotka käyttävät järjestelmää. Kun olet aivoriihi ominaisuuksia, joita tarvitset, anna jokaisella sanoa. Varmista, että kaikki, jotka käyttävät tai vaikuttavat järjestelmään, ovat edustettuina. Joku suurimmista lahjojen osastoista olisi ehdottomasti läsnä, samoin kuin henkilö, joka johtaa varainhankintaponnisteluja.
Ymmärrä nykyiset prosessit.
Tee yksityiskohtainen luettelo varainhankintaprosesseista, standardoida ne ja arvioi kaiken mitä teet tietokannoillesi. Kysy organisaatiolta:
- Miksi näin teemme?
- Pitääkö meidän tehdä niin?
Berry sanoi, "Standardointi antaa sinulle joustavuutta järjestelmän valintaan ... edullisemmilla järjestelmillä ei ole suurta joustavuutta, joten vähemmän" outoja "parempia. Etsi parhaita käytäntöjä alalla ja vältä ainutlaatuisia menettelytapoja."
Poista irtisanomiset ennen sijoittamista. Kuinka monta kertaa annat esimerkiksi osoitteen? Älkää siirtäkää vuosien varrella levinneitä omituisia taktiikoita, vaan keskittykää siihen, mitä organisaatiosi tarvitsee.
Haluat esimerkiksi asettaa puhelinnumeron standardin. Voit tallentaa numerot (555)555-5555 tai 555-555-5555? Nämä ovat kaikki olennaisia yksityiskohtia, joista on ajateltava.
Priorisoi ominaisuuksesi haluamasi luettelo .
Hanki kaikki yhdessä, jotka käyttävät järjestelmää tai kuka saa raportteja siitä. Ajatella kaiken mitä haluatte, ja lajittele sitten nämä ominaisuudet. Määritä, mitä tarvitset ehdottomasti, ilman että järjestelmä on hyödytön. Ensimmäinen tekeminen estää sinua menemästä monimutkaiseen tasoon, joka voisi pilata budjettisi.
Berry suosittelee luomaan kolmiosainen luettelo:
- Mitä tarvitset tai muuten järjestelmä on hyödytön?
- Mikä olisi mukavaa, mutta ei ole kauppaedustaja?
- Mitä haluaisit, jos raha ei ollut vaihtoehto?
Suosittuja ominaisuuksia ovat usein:
- Avunantajien sitoutuminen seurantaan
- Mukautetut kentät ja muistiinpanot
- Luovuttajan viljely
- Ajoitusominaisuudet
- Raportit suosituista trendeistä
- Jäsenhallinta
Bonus: Tutustu Salsa CRM-oppaaseen, jotta voit selvittää organisaatiosi oikeat ominaisuudet.
Tee tutkimuksesi.
Käytä Idealwarea. He ovat tehneet tarvittavan tutkimuksen sinulle. Idealwaren raportit ovat kaventaneet kenttää, poimittaneet järjestelmät, jotka ovat omia luovuttajien hallintajärjestelmiä ja irrottautuneet kymmenestä järjestelmästä ja toimittaneet ominaisuusluettelon.
Tutustu kuluttajien oppaaseen halvempien rahoittajien hallintajärjestelmistä.
Käytä raporttia tekemällä lyhyt luettelo kolmesta tai neljästä elinkelpoisesta järjestelmästä.
Ajoittakaa myyjän esittely.
Jotkut toimittajat tulevat teille, tai voit mennä heihin. Mutta monet demot lähetetään verkossa web-jakotyökalun avulla. Joskus voit jopa ladata kokeiluversion.
Varmista, että käytät todellisia esimerkkejä siitä, miten kukin järjestelmä toimii tarpeidesi mukaan. Erinomainen apu on Idealwaren kuusi vinkkejä toimittajan esittelyyn.
Aseta järjestelmät toivomuslistaa vastaan - fancy vs. core tarpeet ja korkeat kustannukset vs. edullinen - ja valitse oikea järjestelmä sinulle.
Saatat ehkä hankkia uuden järjestelmän luottokortilla verkossa, mutta suuremmilla järjestelmillä voi olla sopimus, joka on käsiteltävä ja allekirjoitettava.
Berry sanoo: "Joskus voit aloittaa uuden järjestelmän käytön välittömästi, kun taas muita järjestelmiä on räätälöitävä. DonorPerfect Online tunnetaan järjestelmän mukauttamisesta ennen kuin aloitat, kun taas muut järjestelmät, kuten GiftWorks, ovat helppokäyttöisiä Jotkut järjestelmät tarvitsevat konsultin päästäkseen käyttöön. "
Muista, että käytät CRM: ää parantamaan lahjoittajasuhteita eniten, mutta voit jopa käyttää sitä parantaaksesi varainkeruuta koskevia strategioita.
Dan Quirk on Salsa Labsin markkinointipäällikkö, joka on kasvun keskittymättömien voittoa tavoittelemattomien yritysten johtava varainhankintayritys. Danin markkinoinnin painopiste sisällön luomiseen, konversion optimointiin ja nykyaikaiseen markkinointiteknologiaan auttaa häntä valmentaa voittoa tavoittelemattomia kehitysryhmiä digitaalisiin varainhankintaan liittyviin parhaisiin käytäntöihin.