Euroopan tyyliin tapahtuvan kokouspaketin hinnoittelu on tullut suosittua Yhdysvalloissa
Paitsi että tämä käytäntö voi yleensä olla tehokkaampaa tapahtuman suunnittelussa mukana oleville, mutta se tekee hallinnoinnista ja ennakoinnista tapahtumapaikkaan liittyvät kustannukset paljon selkeämmäksi prosessiksi.
Yhdysvalloissa taas on paljon yleisempiä, että hotellit rakennuttavat konferenssikustannusten rivikohta rivikohtaan perustuen kunkin kokouksen tai tapahtuman yksityiskohtaisiin ja räätälöityihin tarpeisiin. Vaikka käytäntö sallii tapahtumasuunnittelijalle mahdollisuuden hallita tarkemmin tapahtuman kaikkia yksityiskohtia, se myös luo usein monimutkaisia juhla-tilaustilauksia ja vaikeuttaa kustannusten hallintaa ja koko tapahtuman talousarviota .
Vaikka alan suuret toimijat muuttavat edelleen liiketoimintaansa, eurooppalainen malli ja amerikkalainen malli näyttävät silti heijastavan näitä eroja heidän lähestymisessään konferenssi- ja yritystilaisuuksiin. Syvemmälle sukellukselle kannattaa tutustua kahteen yritystilaisuuteen ja konferenssipakettien esimerkkiin: yksi entisestä Fira Palaceista Barcelonassa (eurooppalainen esimerkki) ja toinen Wynn Resortsissa Las Vegasiin (amerikkalainen esimerkki).
Euroopan konferenssi- ja kokouspaketit Esimerkki
Päivittäiset paketit ovat suosittuja Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja ne ovat työskennelleet myös Manner-Eurooppaan. "Yhdistyneen kuningaskunnan markkinat olivat ensimmäisiä, jotka pyysivät tällaista pakettia ja pyrimme aina mukauttamaan ehdotuksiamme vastaamaan asiakkaidemme tarpeita", kertoo Fira Palacein entinen päällikkö Barcelonassa (nykyään Crowne Plaza Barcelona) hotelli, joka on suosittu kansainvälisissä kokouksissa järjestettävien yritystapahtumien ja kokousorganisaatioiden keskuudessa.
Eurooppalainen hotellimajoittaja
Takaisin, kun Crowne Plaza Barcelona oli edelleen Fira Palace, noin 20% hotellin asiakkaista oli Espanjasta. Loput vuosittaisesta asiakaskunnasta tuli Yhdistyneestä kuningaskunnasta (19%), Yhdysvalloista (17%), Ranskasta (7%), Italiasta (6%), Japanista (4%) ja Saksasta (4%). Lisäksi noin puolet liiketoimintatapahtumista isännöi siellä lääketeollisuudesta ja loput mukaan lukien teknologia-, elintarvike- ja juoma- , pankki- ja autoteollisuusasiakkaat .
Euroopan konferenssipaketin hinnoittelun kysyntä
Tänä aikana Fira Palacen päivittäinen kokouspaketti sisälsi kokoustilan, kahvitaukon, lounaan, näytön jne. Käytön. Käytettävissä oleva kokouspaketti sisälsi kaiken, mitä suunnittelija tarvitsee sisällyttää kokoukseen.
Kun teollisuus kehittyi, konferenssi- ja kokouspakettien kyselyt ovat jatkuvasti muuttuneet ajan myötä. Aluksi yritysten tapahtumasuunnittelijat pyysivät litteiden konferenssien hinnoittelua kokous- ja ruoka- ja juoma-alueille. Ajan myötä nämä pyynnöt laajentuivat myös muihin kohteisiin, kuten näyttöihin, Internet-yhteyksiin, flip-kaavioihin ja äänentoistojärjestelmiin. Kysyntä oli kuitenkin edelleen pakattua, kiinteää hinnoittelua.
Niille, jotka tarvitsevat yöpymishuoneita, he myös pyysivät erityistä / neuvoteltua majoitustilaa konferenssin yleistilanteestaan.
Vaikka nämä paketit kattaisivat suurimman osan tapahtumien tarpeista, suunnittelijat neuvottelisivat edelleen muista tapahtumavälineistä, kuten näyttelyalueesta, gala-illallisista, cocktailin vastaanottoista ja muista tapahtuman esityslistan kohteista.
Hyödyt ja haitat eurooppalaisesta lähestymistavasta
On selvää, että ensisijaisesti eurooppalainen lähestymistapa konferenssin suunnitteluun ja hinnoitteluun voi olla hyödyllistä tapahtumasuunnittelijoille useista syistä, kuten käsitys kustannussäästöistä, kustannusten ennakoitavuudesta sekä asiakkaiden esittelyn ja hyväksynnän helppoudesta.
Se sanoi, että tällainen lähestymistapa asettaa varmasti hotellille suuremman taakan ennustaa asiakkaidensa tarpeita samalla, kun hallitaan omalla pohjallaan. "Meidän näkökulmastamme on paljon helpompaa tehdä à la carte -tapahtumia, itse asiassa operaatio on paljon monimutkaisempi, mutta meille hyöty on asiakastyytyväisyys", kertoo Fira Palacen entinen pääjohtaja.
Amerikkalainen konferenssi ja kokouspaketit Esimerkki
Vaikka Euroopan markkinat ovat suhteellisen kypsiä kokous- tai kokouspakettien hyväksymisen ja käytön osalta, useammat yhdysvaltalaiset hotellit voivat alkaa harkita tapansa vaihtaa pakettimatkoja sekä hintakonferensseja ja kokouksia. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tapahtumasuunnittelijoita vaaditaan tekemään kokouspäätöksiä lyhyemmillä määräajoilla yhä useammin.
Toukokuussa 2009 Wynn Las Vegas otti aloitteesta esitellä kolmea tyyppiä, mitä he kutsuvat all inclusive -kokous- ja kokouspakettihinnoiksi pienemmille kokousmarkkinoille eli alle 80 osallistujalle. Nykyään he tarjoavat edelleen näitä paketteja. Ne sisältävät:
- Koko päivän konferenssin valtuutettu paketti
- "AM" puolipäivän konferenssin valtuutettu paketti
- "PM" puolipäivän konferenssin valtuutettu paketti
Aivan kuten eurooppalaiset tapahtumasuunnittelijat ovat odottaneet, Wynnin pakatut vaihtoehdot hinnoitellaan osallistujan (eli osallistujan) hintaan, mukaan lukien kokoushuone, ruoka ja juoma, välipaloja sekä LCD-projektori ja näyttö.
Ajatus Wynnille kehittää konferenssipakettivaihtoehtoja kasvoi Euroopan markkinoiden lähestymistavasta. Itse asiassa André Link, entinen Wynnin kansallinen myyntipäällikkö, tuli aikaisemmin Euroopasta. "Suurimmassa osassa Eurooppaa tämä on ainoa tapa myydä kokouksia ... Oli erittäin harvinaista, että valmistelimme à la carte -ehdotuksia, jotka sisälsivät listattuja F & B-kustannuksia, huoneiden vuokrat, AV-maksut jne.", Link explains.
Vaihto amerikkalaisessa yritystapahtumassa ja konferenssialalla
Pienen kokouspakettiohjelman käynnistämisen myötä Wynn Resorts ennakoi, että pakattujen konferenssin hinnat ovat suosittuja yritysasiakkaidensa kanssa, koska useimmat kokouskokoukset ovat suurempia. He olivat oikeita. Siitä lähtien useat korkean profiilin amerikkalaiset hotelliketjut ovat alkaneet tarjota yrityskokous- ja konferenssipaketteja, jotka heijastavat paremmin eurooppalaista mallia yritystoiminnan suunnittelussa.
Varmista, että kokous- ja kokouspaketin hinnat eivät vastaa jokaisen tapahtuman tarpeita. Itse asiassa useimmat suunnittelijat tunnustavat, että he luopuvat tietyistä ohjelmien yksityiskohdista tai vaativat paikan muokata pakettia lisäelementteihin. Pakettitarpeisiin turvautumisessa on aina varovaisuutta, jos suunnittelijat ennakoivat, että heidän ohjelmansa voivat toimia pidempään kuin alun perin odotettiin, mikä voi aiheuttaa ylimääräisiä maksuja. Mutta kokous- ja tapahtumasuunnittelijoille, jotka tarkkailevat budjettiaan, nämä kokous- ja konferenssipaketit tarjoavat selkeän ennakoitavuuden konferenssin budjetille.