Suunnittele kunnossapitosuunnitelma
Sinun on ensin kehitettävä perussuunnitelma huoltopyyntöjen käsittelemiseksi. Päätä, miten pyynnöt lähetetään ja kuka vastaa pyyntöön. * Jos olet päättänyt palkata omaisuudenhoitoyhtiötä näiden pyyntöjen käsittelemiseksi, sinun tulee valvoa rahastoyhtiötä varmistaakseen, että ne käsittelevät kaikkia pyyntöjä nopeasti ja asiantuntevasti.
Hanki vuokralaisen pyyntö
Jos et ole ulkoistanut ylläpitokysymyksiä kiinteistönhoitajalle , seuraava vaihe on saada vuokralaisen pyyntö haluamallasi tavalla. Tämä voi olla puhelimitse, sähköpostilla, tekstillä tai jopa kirjallisella ilmoituksella, jos haluat. Nämä pyynnöt olisi käsiteltävä normaalin työajan kuluessa, elleivät ne ole hätätilanteita.
Määritä huolto-ongelman vakavuus
Luoda luettelo yleisistä ongelmista ja liitä niihin kiireellisyysaste: Korkea, Kohtalainen tai Matala.
- Suuri kiire - Valitukset olisi korjattava tai ainakin katsottava tarvittaessa samana päivänä tai tunnissa.
- Kohtuullinen kiireellisyys - Valitukset olisi korjattava 48 tunnin kuluessa.
- Alhainen kiire - valitukset olisi vahvistettava viikon kuluessa.
Esimerkkejä suuresti kiireellisistä pyynnöistä: heti
- Rakenteelliset kysymykset
- Lämpötilan puute talvella
- Kuuman veden puute
- (Useimmat) Vuodot kiinteistössä
- Puhdistettu WC
- Kaasun tuoksu
- Valot eivät toimi yhteisillä alueilla ja käytävällä
- Turvallisuusongelmat, kuten ovet ja ikkunat, jotka eivät lukitse asianmukaisesti / puuttuvat lukot
- Kävelykulut, portaat ja ajoreitit, jotka on tarkoitus purkaa ja suolata välittömästi lumisadon jälkeen
Esimerkkejä kohtuullisesta kiireellisyyspyynnöstä: ajallaan
- Laitteet eivät toimi - Jos sinun on toimitettava ne vuokralaisille.
- Tukkeutunut tai hidas suihku tai pesuallas
- Sisätilojen valo pysähtyy - Ei pelkästään lamppu polttaessa. Todellinen valaisin ei toimi.
- Ilmastointi ei toimi kesällä
- Suuri aukko seinään
Esimerkkejä alhaisesta kiireellisyyspyynnöstä: Aika ei ole olemuksesta
- Krakattu laatta
- Grout tulossa ylös
- Vaurioituneet lattiat, jotka eivät aiheuta vaellusvaaraa - Ripusta matto / tahra matot / parketit, jotka vaativat korjausta / satulaa tulevan
- Juokseva WC
- Pieni vuoto tai tippuminen hanaan
- Kaapinovet pois niiden saranoista
- Sisätilojen sisäovet pois niiden saranoista / ovesta ei pääse oikein
- Luonnos
- Pieni reikä seinään
- Muovaus tai trimmi Korjausvaatimukset
Korjaukset, jotka eivät ole vastuussa:
- Akkujen vaihtaminen vuokralaisen savunilmaisimeen
- Garbage poistetaan vuokralaisen yksiköstä
- Vuokralaisen tai vuokralaisen asiakkaiden aiheuttamat vahingot - Voit korjata tämän vahingon, mutta sinulla on oikeus periä vuokralaiselle kohtuullinen maksu, kuten materiaalien kustannukset tai sopimuskumppanin vuokraamisesta aiheutuvat kustannukset.
Määritä huoltotarpeeseen tarvittava taitotaso
Sinun on nyt määritettävä tarvittava taitotaso korjauksen suorittamiseksi. Onko sinun mielestäsi mukava tehdä työtä vai tarvitsetko palkata ammattilainen? Tarvittaessa soita sopivalle henkilölle määrittääksesi saatavuuden.
Kerää materiaaleja
Jos suoritat korjauksen itse, kerää tarvittavat materiaalit korjauksen suorittamiseksi.
Ilmoita vuokralaiselle
Jos korjaus on vuokralaisen yksikön sisällä , soita vuokralaiselle selvittääksesi, milloin sinulle annetaan laitteen sisällä korjaus. Kysy, jos vuokralainen haluaa olla paikalla korjausta varten tai jos he tuntevat olonsa mukavaksi, sallivat sinut yksikössä, kun he eivät ole läsnä.
Jos korjaus on yhteistä rakennuksen aluetta , voit käyttää arviointisi kiireellisyyden perusteella perusteltua arviota siitä, milloin korjaat sen.
Jos korjaus vaatii veden, kaasun, sähkövirran tai vastaavan kytkemisen pois päältä, sinun on ilmoitettava rakennuksen vuokralaisille ennen kuin teet niin.
Suorita Korjaus ja hanki vuokralle allekirjoitus ylläpitotapahtumasta
- Jos teet ulkoistamisen: Varmista, että korjaaja antaa yksityiskohtaisen kuvauksen tehdystä työstä, ajasta ja tarvittavista osista. Varmista, että korjaaja allekirjoittaa ja päivittää tämän lausunnon. Vuokralleottajan tulee myös allekirjoittaa tämä lausunto, mikä vahvistaa, että työ todella toteutettiin ja että se tehtiin määrätyn ajan kuluessa.
- Jos olet suorittanut työn itse: Pyydä vuokralainen, joka teki pyynnön, allekirjoittamaan huoltopyynnön, jossa ilmoitetaan, että korjaus on tehty ja tehty heidän tyydyttävällä tavalla. Varmista, että ne sisältävät myös päivämäärän ja kellonajan.