Puhelin tervehdykset, joita asiakkaat, näkymät ja työntekijät rakastavat
Kun on kyse puhelimen tervehdyksistä, on valtaa yksinkertaisuudessa. Parhaan tuloksen saamiseksi sisällytät kolme helppokäyttöistä elementtiä yrityksen puhelinviesteihin: miellyttävyyttä, lyhytaikaisuutta ja vilpittömyyttä.
Puhelimen tervehdys on miellyttävä
Miellyttävä puhelimen tervehdys on välttämätöntä onnistuneelle puhelulle, koska se asettaa vaiheen emotionaalisesti. Yleensä kuuntelijat pyrkivät peilämään tai "kiinni" puhujien emotionaalisten tilojen. Tämä on viestinnän periaate, joka pätee, puhutaanko 1000: n ryhmälle, pienelle kokoukselle 10 tai yhdelle asiakkaalle puhelimitse.
Toisin sanoen ihmiset reagoivat luontoissuorituksiin. Jos voimme vastata puhelimeen karkeasti, on todennäköistä, että soittajasta tulee huono. Jos vastaamme puhelimeen miellyttävän, mahdollisuudet ovat, että soittaja on miellyttävä ja me kaikki tiedämme, mikä soittaja on helpompi työskennellä.
Kuvittele, että olet asiakas, joka soittaa toimipaikkaan. Ammattilaiset puhelimen toisessa päässä äänet ärtyvät. Mikä on sinun vastauksesi tällaiseen puhelinvahvuuteen?
Kun olemme asiakas, vastauksemme on ärsytystä. Ajattelemme itsellemme: "No, luulet olevasi ärsyyntynyt nyt?
Odota, kunnes pääset loppuun meille, niin tiedät mikä on ärsytys! "Emme olleet ärsyttäneet, kun soitimme yritykseen.
Meillä on ollut päinvastainen kokemus kuin asiakas. Olemme ärtyneitä, erittäin ärtyneitä. Haluamme todella antaa jonkun siihen.
Me kutsumme yritystä, mutta puhelimeen vastaava henkilö on niin mukavaa ja ammattimaista, emme voi herättää huutaa heitä. Vihaan, kun se tapahtuu. Tällä kertaa olemme saaneet ammattimaisuutensa .
Yksi helpoimmista tavoista saavuttaa henkinen tila nopeasti, kuten miellyttävää, on käyttää kehonkieltä. John Grinderin ja Richard Bandlerin tekemät tutkimukset viittaavat siihen, että kehon kieli auttaa luomaan emotionaalisia tiloja. Jos pidämme itsemme kanssa särkyneitä olkapäitä, komeita kasvot kumartuneita päitä, estettyjä silmiä ja matalaa hengitystä, luultavasti tuntuu masentuneelta. Jos me hymyilemme, hengitämme syvään, vedämme olkapäät takaisin ja katsomme suoraan eteenpäin, luultavasti tuntuu hyvältä. Miten pidät itsesi koko päivän töissä?
Suosittelemme, että ammattilaiset perustavat rituaalin ennen vastaamista puhelimeen. Jotta kuulisit miellyttävän, meidän on toimittava itsestämme. Puhelimen tervehdys rituaali on istua istuimen reunalla, vetää olkapäät takaisin, syödä syvään henkeä, hymyillä, anna puhelimen soida kahdesti, vastata sitten. Emme koskaan vastaa puhelimeen, ellemme ole käynyt läpi rituaaliamme. Yrityksemme on liian tärkeä.
Joskus emme edes pystyisi vastaamaan puhelimeen, jos tarvitsemme ylimääräistä energiaa.
Seiso päälläsi. Hyppyjousit. Tee mikä on tarpeen miellyttävän tilan saavuttamiseksi ennen puhelimen vastaamista. (Tietenkin.)
Puhelimen tervehdys on oltava vilpitön
Ei skriptejä. Suhtaudumme käsittelemään puhelimen tervehdyksiä, koska he kuulostavat epäoikeudenmukaisilta, ärsyttävät soittajia ja estävät työntekijöitä. Kirjoitetut tervehdykset sisältävät yleensä jonkinlaisen iskulause. "Hei, se on kaunis päivä täällä XYZ-yhtiössä."
Nyt me emme välitä missä työskentelet. Se ei voi olla niin hyvä koko päivän. Jossain vaiheessa sanonta "Se on kaunis päivä ..." tulee olemaan venytys tai epäoikeudenmukainen. Toinen riski on, että soittaja on ärsyttävä. Huonekaluteollisuuden työntekijä kertoi minulle, että hän vihasi vastaamalla puhelimeen : "Se on kaunis päivä ...", koska kiihkeä soittajat löysivät takaisin, "No, se ei ole kaunis päivä, jossa olemme ja pääse tänne ja korjataan tämä asia ! "Onko ihme, miksi työntekijät ja asiakkaat vihaavat kirjoitettuja tervehdyksiä?
Haluat, että tervehdys on luonnollista, mikä tekee myös helpommin kuulostaa miellyttävältä johdonmukaiselta. Puhelimen tervehdyksen avaintekijät ovat osastosi tai yrityksen nimi, nimesi ja avustushakemuksesi, kuten näissä näytepuhelimen tervehdyksissä.
Esimerkki puhelinkeskuksen puhelinpuhelimen tervehdyksestä voi kuulua näin: "XYZ-yritys." Tämä on Bob.
Tervehdys joltakin tilintarkastusosastolta saattaa kuulostaa näin: "Kirjanpito, tämä on Bob." Miten voin auttaa sinua? "
Ilmoita yrityksen tai laitoksen nimi niin, että asiakkaat ja näkymät tietävät olevansa oikeassa paikassa. Kuinka monta kertaa olet ollut viiden minuutin puheluun vain ymmärtää, että soittaja olisi paremmin palvella toisessa osastossa?
Kerro aina nimesi, koska se on merkki viranomaisesta. Nimesi ilmoittaminen tarkoittaa, että olet vastuussa. Se luo myös henkilökohtaisen kosketuksen. Lopuksi, lopeta yrityksesi puhelin tervehdys kysymys, joka ilmaisee halu palvella soittajaa. (Katso 8 hyvää asiakaspalvelua koskevat säännöt.)
Tervehdys on lyhyt
Pidä se lyhyt. Olen kuullut niin pitkiä puhelinvaaleja, pelkäsin, että puhelin vastasi henkilöä hyperventiloitavaksi ja menisi sydänpysähdykseen yrittäen saada sen ulos yhdellä hengityksellä.
Liian pitkät terveiset ovat monilla syillä epäammattimaisia. He eivät kuulosta miellyttävältä tai vilpittömältä, koska teknisesti heitä ei voida toteuttaa. Työntekijät vihaavat heitä ja tunteet tulevat läpi. Soittajat vihaavat heitä, koska he tuhlaavat aikaa . Onneksi noudattamalla edellä mainittuja ohjeita on lyhytaikaisuus varmistettu.
Yhteenveto
Puhelinvaihde on voimakas osa liiketoimintaa. Jotta puhelimesi onnistuisi, pidä puhelimen tervehdys yksinkertaisena. Käytä rituaalia miellyttävänä. Pysy epäselvänä. Ole lyhyt.