Tehokkaan myyntisaamisten hallintastrategian luominen on ratkaiseva osa menestyksekkään liiketoiminnan johtamista. Tästä huolimatta me rutiininomaisesti käsittelemme pienyrityksiä, jotka eivät ota järjestelmällistä lähestymistapaa tilanteeseen, ja ne ovat sitä pahempaa. Laskentavaihtoprosessien parantaminen ja optimointi tuo monia etuja taulukkoon, eivätkä ne koske vain AR: ta. Yksinkertaistettu ja tehokas AR-prosessi vaikuttaa myös positiivisesti markkinointiin, myyntiin, asiakaspalveluun ja kokonaistoimintaan.
Joten sen kannattaa osoittaa aikaa ja vaivaa sen parantamiseksi.
Miksi optimoidaan tilinpäätösasiat
Kuten monet yrittäjät, et välttämättä näe välittömästi etuja, joiden avulla voit optimoida tilisi receptioprosessit. Kuten edellä mainittiin, näin kuitenkin voi parantaa huomattavasti liiketoiminnan moninäkökulmia. Se estää olemassa olevan pääoman menemistä jätteisiin, mikä lisää likviditeettiä. Yritys puolestaan pystyy paremmin vähentämään velkaa, vähentämään kustannuksia, kasvattamaan rahaa ja monissa tapauksissa ylittämään kilpailun.
Keskeinen osa tilien saantiprosessien optimoimisesta on olla pysyvä prosessin käynnistämisen aikaisessa vaiheessa. Liian usein yritykset yrittävät myydä niin, että ne käsittelevät myyntisaamisia jälkikäteen. Prosessin alkuvaiheessa keskustellaan asioista, kuten maksuehdoista, asiakassuhteen alkuvaiheissa. Uusien asiakkaiden saaminen alussa sähköisessä maksussa on toinen esimerkki ennakoivasta lähestymistavasta tilanteeseen.
Ennen kuin teet jotain muuta, sitouduta yritystäsi saamaan tilien saaminen etusijalle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Tyypilliset myyntisaamiset
Yritysten omistajat usein työntävät myyntisaamisia takaisin polttimelle, olettaen, että yksinään riittävän hyvin yksin on täysin hieno. Kuitenkin heikot AR-käytännöt aiheuttavat yrityksille useita asioita.
Laajentamalla luottotappio asiakkaille, jotka eivät ole noudattaneet vanhentuneita tilejä ajoissa, huono AR-käytäntö imee aikaa, rahaa ja tuottavuutta yrityksestä. Ne tuottavat usein aaltoilevaa vaikutusta, joka koskettaa lähes kaikkia osa-alueita yrityksen johtamisesta. Huonoin osa on se, että monet ongelmat ovat helposti vältettävissä.
Muita yleisiä arkaluonteisia kysymyksiä ovat käteismaksujen virheellinen soveltaminen ja jakaminen, laskujen ja laskujen paikkansapitävyys sekä epäonnistuminen tuottamien raporttien nollatasolle ja asianmukaisen käytön. Jokin näistä ja muista vääristelyistä voi aiheuttaa kauaskantoisia ongelmia jopa hyvin menestyneille ja kannattaville yrityksille, joten on enemmän kuin sen arvoista ryhtyä toimiin korjaamaan ne mahdollisimman pian.
Optimoi nämä viisi toimintoa parannetuille myyntisaamisten käsittelyyn
Laskentavaihtoehtojen optimointi näyttää melko pelottavalta alusta alkaen. Käyttämällä tapahtuvaa lähestymistapaa tilanteeseen voit kuitenkin toteuttaa muutoksia, jotka johtavat melko nopeisiin ja dramaattisiin parannuksiin. Käytön helpottamiseksi olemme tunnistaneet viisi toimintoa, jotka oikein optimoidulla tavalla parantavat merkittävästi tilisiirtomenetelmän yleistä toimintaa ja puolestaan tuottavat monia jännittäviä etuja koko yrityksellesi:
- Säilytä tarkkoja asiakastietoja - Keskustietoprosessin keskittäminen asiakastilien tarkkuuden varmistamiseksi ja tiedot ovat olennainen osa tehokkaan myyntisaamisprosessin luomista ja ylläpitämistä. Esimerkiksi epätarkat osoitteet voivat aiheuttaa laskujen lähettämisen väärään paikkaan, mikä johtaa maksuviivästyksiin. Asiakastilejä olisi tarkastettava johdonmukaisesti tarkistettaessa epänormaaleja tai sopimattomia maksuehtoja, luottorajoja, alennuksia ja vastaavia epäkohtia. Asiakastietojen muutokset on dokumentoitava asianmukaisesti, ja valvonta olisi otettava käyttöön estääkseen luvattomien ihmisten pääsyn tai muokkaamaan tietoja.
- Luodaan selkeä luottoriskin hyväksyntäprosessi - Liian usein yritykset luopuvat haitallisista luottotavoista myynnin lisäämiseksi. Tietenkin tämä johtaa noidankehään, joka voi lopulta olla tuhoisaa yritykselle. Luoton laajentaminen voi olla erittäin hyvä asia, mutta sen on oltava selvä prosessi. Siihen tulisi sisällyttää selkeät ohjeet luottorajojen arvioimiseksi ja niiden lakkauttamisen ajaksi ja niiden arvioimiseksi, tilien pitämisestä tilille ja sovellusprosessin toimivuudesta. Luottoluokitusprosessin säännölliset tarkastelut olisi tehtävä, koska olosuhteet muuttuvat.
- Tehokas laskutusprosessi - asiakkaiden laskutuksen ja laskutuksen on oltava tarkka ja virtaviivaistettu tehokkuuden varmistamiseksi. Hinnoittelun virheet, mittayksiköt ja vastaavat voivat aiheuttaa vakavia tuhoja. Lisäksi laskut on luotava ja lähetettävä oikea-aikaisesti, ja niiden tuottamismenetelmä on johdonmukainen ja määriteltävä. Yksi tapa parantaa laskutusta ja laskutusta on automatisoimalla mahdollisimman paljon, joten älä pelkää luottaa teknologiaan täällä. Käytä poikkeusraportteja ongelmien selvittämiseen. Jos mahdollista, asenna asiakasportaali siirtämään osan työstä asiakkaille samalla antamalla heille tunteen itsenäisyydestä.
- Hone Cash Application Process - Saapuessaan maksut on suoritettava oikein. Niitä olisi sovellettava oikeaan asiakkaaseen ja asianmukaisiin laskuihin. Muuten, jos kiistat tai ongelmat tulevat esille, yrittävät nollaa alkuvaiheessa on hyvin vaikeaa. Maksuja on myös sovellettava nopeasti varmistaaksesi, että tietyssä vaiheessa tiedät, mitkä tilit ovat ajankohtaisia ja vanhentuneita. Yksi mahdollinen tapa optimoida prosessi on tarjota rajallinen määrä maksutapoja yksinkertaisuuden vuoksi. Kirjaa päiväkirjamerkintöjä nopeasti ja kauan ennen raja-arvopäiviä. Aina kun mahdollista, vältä polkumyynnistä rahaa suspense tilit, kunnes sinulla on aikaa selvittää, missä se oikeastaan pitäisi mennä.
- Keräysprosessin optimointi - Hyväksytään myyntisaamisten optimointi helpottaa maksujen keräämistä ajoissa ja tehokkaasti. Esimerkiksi maksujen asianmukaisessa käytössä on helppo määrittää, mitkä tilit ovat vaarassa joutua oletusarvoiksi. Kokoelmien ponnistelujen tulee olla johdonmukaisia ja järjestelmällisiä. On määriteltävä selkeästi maksusuunnitelmien neuvotteluprosessi sen varmistamiseksi, että se sopii yhteen yrityksen yleisten tavoitteiden kanssa. Prosesseja tulisi automatisoida mahdollisimman paljon, jotta voidaan vähentää virheiden vaaraa käsin tapahtuvan sisäänsyötön avulla.
Kahdeksan parhaita käytänteitä, jotka hyväksytään parantamaan tilien saamisten prosesseja
Yhdysvaltain tuottavuus- ja laatukeskus tai APQC asetti joukon Standstand-standardeja. Ne kuvaavat parhaita käytäntöjä myyntisaamisten käsittelyyn, ja niiden pitäisi osoittautua korvaamattomiksi, kun työskentelet AR-prosessien hiontaan. Olemme tiivistäneet kahdeksan tärkeintä pistettä APQC: n avoimista standardeista:
- Eliminoida maksujen vastaanottamisen esteet - esimerkiksi kysy asiakkaitasi selvittämään, mitkä maksutavat toimivat parhaiten. Sieltä harkitse erilaisten maksuvaihtoehtojen tarjoamista, jotta asiakkaat voivat helpommin maksaa laskunsa ajoissa.
- Luottojen hallinnan priorisointi - Älkää antako luottoa luultavasti - vain, jotta myynti pysyisi ennallaan. Tämä strategia paljastaa pitkän matkan ja on vain yksi esimerkki monista mahdollisista ongelmista, joita voi syntyä köyhien luottoprosessien vuoksi.
- Arvioida säännöllisesti saatavien tilit - Luo erityinen aikataulu taseen seurannan ja arvioinnin kannalta. Ihannetapauksessa se olisi tehtävä vähintään kerran viikossa. Mitä nopeammin löydät virheitä, sitä nopeammin voit korjata ne - ja vähemmän todennäköisesti ne aiheuttavat suuria ongelmia yrityksellesi.
- Harkitse maksujen lyhentämistä - Ei ole lakia, joka sanoo, että kaikilla asiakkailla on oltava net-30 maksuehdot. Usein lyhyempi maksuehdot vaativat hitaasti maksavia asiakkaita maksamaan ainakin hieman nopeammin, joten kannattaa harkita.
- Luo laskutuskysymysten ratkaisemisprosessi - luo erityinen prosessi laskutuskiistojen käsittelemiseksi. Tämä ei ainoastaan yksinkertaista prosessia, vaan parantaa yleistä asiakastyytyväisyyttä, koska tiimisi tietää tarkasti, mitä tulee tekemään, kun riita syntyy.
- Automatisoida - tutkia erilaisia ohjelmistotyyppejä ja muita tekniikoita, joilla automatisoidaan mahdollisimman monta myyntisaamisten prosesseja. Mitä enemmän kuin voit poistaa ihmisen elementin, sitä tarkempi ja luotettava koko prosessi on. Monet ohjelmat ovat kalliita, mutta ROI on huomattava, koska virheitä on vähemmän ja monissa tapauksissa myös työntekijöiden tuottavuus kasvaa.
- Luodaan proaktiivinen kokoamisprosessi - Tee kokoelmista tärkeysjärjestys ja panna se täytäntöön luomalla selkeä ja ytimekäs kokoelmastrategia. Ihannetapauksessa pyritään puuttumaan aikaisin. Kun tili liukuu aikaisempaan sarakkeeseen, sinun tiimisi on pidettävä koko sen ajan ja tietää, mitä tehdä.
- Bill sähköisesti - Jos sinulla on keinot tehdä niin, aloita laskuttamalla asiakkaat sähköisesti. Vaikka jotkut eivät pysty tukemaan sähköisiä laskuja ja maksuja, useimmat yritykset ovat mukana tällä hetkellä. Mitä pienempi paperi tarkistaa, että sinun on käsiteltävä ja lähetettävä sähköpostia, sen on helpompi ja tarkempi koko prosessi.
Kuten näette, sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä, jotta voit parantaa ja optimoida tilejäsi. Voit halutessasi ottaa yhden alueen kerrallaan, tai voit tuoda täyden höyryn eteenpäin ja korjata sen uudelleen kerralla. Kummassakin vaiheessa kaikki vaiheet, joihin ryhdyt valtuuksien optimoimiseksi, maksavat pitkällä aikavälillä handsomely.