Jousta
Älä lukitse itsesi tiettyihin päivämääriin. Olla halukas siirtämään saapumisia ja / tai lähtöjä alhaisempiin käyttöasentoihin tai -jaksoihin paremman hinnan luomiseksi.
Tee tutkimustasi
Jos toinen suuri tapahtuma on asetettu tapahtumaan päivämäärän aikana, huoneen varaston todennäköisyys on alhainen ja hinnat ovat korkealla.
Ajattele etukäteen
Aloita sopimusneuvottelut niin pitkälle etukäteen kuin mahdollista. Se on suunnittelija markkinat (nyt) ja hotellit haluavat lukita tulevassa liiketoiminnassaan. Mutta tarkkaile hotellin ennusteita. Kun liiketoiminnan tasot vakautuvat ja nousevat niin huonehinnat. Varmista myös, että sinulla on joustavuus säätää pitkäaikaisia sopimuksia uusien läsnäolopalvelujen / varaustrendien huomioon ottamiseksi.
Tai Live in the Moment
Lyhytaikaiset varaukset voivat myös tuottaa merkittäviä säästöjä. Tässä taloudessa jotkut hotellit tarjoavat alennuksia suunnittelijoille, jotka haluavat järjestää tapahtumia tiukassa ajassa.
Tee se helposti
Olkaa selvät arvosta ja mitä haluat vastineeksi. Tarjoa yksityiskohtainen RFP (ehdotuspyyntö), joka kertoo mitä tarvitset (majoitus, kokoustila ja hintaluokka), mitä haluat (myönnytykset) ja mikä aikataulu on vastaus.
Anna heidän tietää, kuka olet
Älä oleta, että hotellit tuntevat. Anna yrityksesi ja osallistujiesi yksityiskohtia osoittamaan, miksi sinun (ja he) kannattaa vaivaa, erityisesti tilastointia ja menojen käyttämistä edellisiltä vuosilta.
Johdonmukaisuuslaskut
Oli uskollinen asiakas vuosia? Älä pelkää muistuttaa hotelleja nykyisestä (ja tulevasta) omistautumisesta.
Mutta älä anna tämän omistautumisen estää sinua ostoksista, jotta saat parhaan hinnan rahastasi.
Etsi sopimuksia
Hotelli ei maksa hinnalla? Ehkä he voivat auttaa muilla tavoilla. Pyydä perkeistä kuten huoneiden päivitykset, alennetut lomakeskusmaksut, ilmainen kuntosali tai WiFi-yhteys tai jopa ilmaiset vastaanotot. Et tiedä, mitä saatat saada, jos et koskaan kysy. Ole kuitenkin varovainen siitä, että pyydät enemmän kuin mikä on järkevää ryhmän kokoon ja älä anna konseptin kiistelyä muuten hyvän suhteen tapahtuessa.
Kiinnitä huomiota hienoksi
Harhoituslausekkeet, rangaistusmaksut, irtisanomis- tai peruutusehdot - varmista, että siirrät pienet painot huolellisesti. Voivatko sakot luopua, lykätä tai neuvotella? Voivatko huoneet myydä ilman rangaistusta?
Ole ennakoiva
Pyydä oikeutta tilintarkastukseen, jotta voit tarkistaa hotellin vierasluettelon osallistujiesi luetteloa vastaan. Voitteko saada luottoja myöhästyneille rekisteröijille, varhaisille lähtijöille tai osallistujille, jotka varaavat kortin ulkopuolella? Saattaa olla jopa mahdollista saada luottoa muille hotelleille, jotka ovat "kävelleet" muille hotelleille (kun vieraat lähetetään muihin kiinteistöihin isäntähotellin ylisuurten myyntitapahtumien vuoksi) tai ei-näyttää.