Miksi Corporate Boardin kokouspöytäkirjat otetaan käyttöön?
On tosiasiallisesti useita syitä yritysneuvoston pöytäkirjojen ottamiseen ja tallentamiseen.
Ensimmäinen ja tärkein syy pöytäkirjojen pitämiseen on saada kirjaa siitä, mitä olet päättänyt. Olen istunut kokouksissa, joissa kukaan ei kyennyt muistamaan hallituksen tekemää päätöstä muutama kuukausi sitten. Jos sinulla on jotain kirjoitettua yrityksellesi,
Toinen syy yritysneuvoston pöytäkirjaan on luottamustehtäviä ja vastuuvelvollisuutta. Hallituksen jäsenet ovat luottamuksellisena. He tekevät päätöksiä yritysten osakkeenomistajien rahoista, ja heidän täytyy pystyä osoittamaan toimineen viisaasti, yhtiön parhaiden etujen mukaisesti ja ilman eturistiriitoja . Hallituksen kokouspöytäkirjojen antaminen auttaa hallitusta osoittamaan toimineen vilpittömässä mielessä ja välttämään henkilökohtaista vastuuta heidän toiminnastaan.
Kolmas syy on verotustarkoituksiin. Yritys on erillinen yksikkö yksittäisiltä osakkeenomistajilta. Jotta voit olla varma, että pidät tämän erottamisen, hallituksen kokouspöytäkirjat tarjoavat ennätyksen.
Ilman niitä IRS tai valtion virastot voivat estää liiketoiminnan verotuksen. Yritys, joka ei näytä sitä toimivan omistajaksi erillisenä kokonaisuutena, voi luoda vaikean verotuksen.
Yritysten on pyrittävä pyrkimään varmistamaan, että hallituksen jäsenet hoitavat velvollisuutensa ja ovat suojattuja pitkiä, tavoittamattomia hallituksen kokouksia, jotka tuhlaavat jäsenten aikaa.
Käsittelemme tämän tasapainon tässä artikkelissa.
Nyt kun olemme keskustelleet johtopäätösten pöytäkirjojen ottamisesta, tässä on joitain virheitä, joita yritykset tekevät, ja joitain ajatuksia siitä, miten niitä voitaisiin korjata.
Ennen kokouksen laatimista ja levittämistä
Toinen suuri erehdys, jonka yritykset ovat tehneet hallitusten kokouksissa, ei aseta esityslistaa ennen kokousta eikä jakaa esityslistaa ja asiaa koskevia asiakirjoja ennen kokousta. Esityslistan tulee sisältää tietty määrä aikaa kutakin esityslistan kohtaa varten. Erityisen asialistan tekeminen paitsi tekee kokouksesta sujuvammin, mutta se antaa hallitukselle (ja kuka tahansa, joka lukee minuuteja myöhemmin) tietävän kunkin esityslistan suhteellisen merkityksen.
Tämä ei tarkoita sitä, että asialle ei ole mitään hyötyä, jos se on tärkeä ja kiireellinen, mutta asiat voidaan lisätä esityslistalle äänestyksellä. Ja paljon, että on kiireellinen pitäisi käsitellä johtajat, ei hallitus.
Hallituksen kokouksen pöytäkirjan puuttuvat tärkeät osat
Hallituksen kokouspöytäkirjan malliin olisi sisällyttävä:
- päivämäärä, aika ja paikka
- Aloitus- ja päättymisaika sekä ajankohdat tiettyihin esineisiin
- Minkälainen hallituksen kokous - säännöllinen, erityinen tai vuotuinen (kaikki valtiot vaativat yrityksiä pitämään kokousta vuosittain)
- Kuka oli läsnä, huomioi johtajat, vieraat ja henkilökunnan jäsenet ja mitkä hallituksen jäsenet eivät olleet läsnä. On huomattava, että kuka tahansa myöhässä tai varhain myöhässä olevien nimet on merkittävä.
- Määritetään, onko koorumi läsnä. Yhtiöjärjestys edellyttää tavallisesti päätösvaltaisuutta äänioikeutetuista äänistä. Koorumin vaatimus on yleensä yli puolet jäsenistä. (Jos yhdeksän jäsenen hallitukseen kuuluu esimerkiksi viisi jäsentä, on oltava läsnä päätösvaltaisesti).
- Jos komiteat tai muut esittävät esityksiä, kirjoita esittelijöiden nimet ja nimet.
Kokouspöytäkirjat ovat liian tarkkoja
Todennäköisesti suurin virheiden laatiminen on vaatia yksityiskohtaisia tietoja keskusteluista (joskus argumentteista) ja prosesseista. Kokouksissa olisi otet- tava huomioon päätösten tulokset, ei kuka sanoi, mitä keskustelussa. Sanotaan, että hallituksenne äänestää uuden tuotevalikoiman myynnistä.
Kokouspöytäkirjoissa pitäisi sanoa: "Liike uuden mausteen lisäämiseen. Liike lähetettiin ja hyväksyttiin, niin monta eri mieltä." Jos ryhmällä oli keskustelu, sinun on tallennettava keskustelun pituus ja tiivistettävä se, mutta sinun ei tarvitse mennä yksityiskohtaisesti keskusteluun.
Pöytäkirjat, jotka eivät ole riittäviä
Taajuuden toisesta päästä muutamat minuutit eivät ole riittävän täsmällisiä tietojen antamiseksi ja jäsenten poistamiseksi ongelmista. Jos päätös ei ole yksimielinen, siitä, mitkä johtokunnan jäsenet ovat eri mieltä, pidättäytyi äänestämästä (ja huomaa, että pidättäytyminen johtui mahdollisesta eturistiriidasta).
Vaikka sinun ei tarvitse tallentaa jokaisen keskustelun puhkeamista, tai kuka sanoi mitä. Mutta pöytäkirjassa olisi oltava riittävästi tietoa, jotta heijastelisivat keskustelun henkeä.
Hallituksen kokoukset liian kauan
Kukaan ei pidä pitkiä kokouksia, mutta on joitakin tapoja lyhentää kokousta ja pöytäkirjoja. Haluat ehkä säästää hallituksen kokousajan luomalla suostumusohjelman. Pohjimmiltaan tämä ohjelma on luettelo ongelmista, joita voidaan käsitellä nopeasti ilman keskustelua. Luettelossa voi olla pöytäkirjaa edellisestä kokouksesta, talousarviot sekä valiokuntien tai toimitusjohtajien raportit.
Suostumusohjelma ja raportit ja muut tiedot on jaettava ennen kokousta niin, että jäsenillä on mahdollisuus lukea heidät. Sitten kokouksessa suostumusohjelma on osa kokouksen prosessia. Jokainen hallituksen jäsen voi esittää kysymyksen tai huolta suostumusasiakirjasta, mutta jos ei ole ongelmia, koko suostumuksen esityslistaa voidaan äänestää kerralla.
Väärä päätös
Yritysneuvosto tekee päätöksiä yleisestä politiikasta. Jokapäiväiset päätökset tehdään yrityksen johtajien perusteella kyseiseen politiikkaan. Joskus levyt yltävät ja yrittävät tehdä päätöksiä, jotka jäävät parhaiten hallintaan.
Pöytäkirjan hyväksyminen
On houkuttelevaa unohtaa hyväksyä pöytäkirjat hallitusten kokouksissa hälinässä. Mutta on tärkeää varmistaa, että pöytäkirjat vastaavat oikein sekä kokouksen kirjainta että henkeä. Pöytäkirjaa pidetään "luonnoksena", kunnes se hyväksytään.
Ei pidä pöytäkirjan pöytäkirjaa
Kaikkien ongelmien takia, jotta voit pitää hyviä minuutteja yrityksellesi, älä unohda pitää yrityksesi kokouspöytäkirjasi jossain turvallisesti ja helposti saatavilla. Määritä prosessi pöytäkirjan pitämisestä yrityksen tietojenkirjaan tai "pilvessä" salasanalla suojatussa tiedostossa.
Unohtamatta kuulemaan yrityssihteerin roolia
Useimmat yrityspöytäkirjoihin liittyvät tehtävät kuuluvat yhtiön sihteerin toimialueeseen. Hyvän yrityksen sihteeri on taidetta, eikä näitä henkilöitä usein tunnusteta tarpeeksi. Sano "kiitos" tälle henkilölle säännöllisesti.
Ei mukaan lukien asianajaja hallituksenne neuvonantajana
Tässä artikkelissa ei ole tarkoitus olla vero- tai oikeudellisia neuvoja, eikä kirjailija ole asianajaja. Onko yrityksesi yksityinen vai julkinen (julkisen kaupankäynnin kohteena olevat osakkeet), sinulla on oltava asianajaja, joka antaa neuvoja siitä, miten ottaisit yrityksenne pöytäkirjat ja olisit läsnä tärkeissä hallituksen kokouksissa varmistaaksesi, että sinä ja hallituksenne suojataan.