Älä vain seurata aikaa; Hallitse sitä!
Ja sitten he lopettavat sen tekemisen, koska he eivät ole ymmärtäneet mitään myönteisiä muutoksia. Toki he ovat poistaneet muutaman tapahtuman ja priorisoineet joitain muita. Mutta he eivät ole onnistuneet mitään; he ovat vain järjestäneet sen uudelleen. Päivänsä lopussa he ovat edelleen fraktioituja ja turhautuneita.
Mutta seuranta siitä, miten vietät aikaa ei ole ajanhallinta. Ajanhallinta koskee muutoksia siihen tapaan, jolla vietät aikaa.
Tehokkaaseen ajanhallintaan sinun on sovellettava ajanhallintajärjestelmää, joka auttaa sinua näkemään, missä muutoksia voidaan ja pitäisi tehdä ... mikä tarkoittaa, että aikaohjauksen ensimmäinen vaihe on analysoida, kuinka käytät oikein aikaa, jotta voit määrittää mitä muutoksia haluat tehdä.
Luokitella tehokas ajanhallinta
Miten todella hallitset aikaa? Salaisuus on luokissa. Katso kalenterisi huomiselle. On todennäköisesti jo täynnä tapahtumia ja toimintoja, joita toivotte saavuttavan. Kun työskentelet tai sen jälkeen, täytät tyhjät tilat yksityiskohdilla siitä, mitä todella olet tehnyt.
Päivän lopussa tarkastele luetteloa ja merkitse jokainen tehtävä ja / tai tapahtuma jollakin seuraavista luokista. Kuinka paljon työpäiväsi käytät todellisuudessa:
1) Tulipalojen sammuttaminen. Odottamaton puhelu. Raportti, joka tarvitaan kokoukseen, joka olisi eilen ollut painettu. Puuttuva tiedosto, joka pitäisi olla työpöydällä . Kuinka paljon päiväsi todella käytettiin kriisitilanteessa? Useimmille tämä on negatiivinen luokka, joka tyhjentää energiansa ja häiritsee niiden tuottavuutta.
Ohjeiden järjestäminen
Asiakirjanhallintajärjestelmän asentaminen
10 vinkkejä sähköisten tiedostojen järjestämiseen
2) Keskeyttäminen. Puhelut ja toimistosi pudotut ihmiset todennäköisesti ylittävät luettelon, kun lisäät tapahtumia tähän luokkaan. Jälleen kerran useimmille ihmisille tämä on negatiivinen luokka, koska se häiritsee (ja joskus tappaa) tuottavuutta.
Ohjeet häiriöiden käsittelyyn
Onnistuneen koti-pohjaisen liiketoiminnan käyttäminen lasten kanssa
3) Suunniteltujen tehtävien suorittaminen. Tämä on positiivisin ajankäyttö työpäivänne aikana. Sinä hallitset ja saavuttaa sen, mitä aiot tehdä. Suunnitellut tehtävät voivat sisältää puhelut , tapaamiset henkilökunnan kanssa, jopa sähköpostiviestien vastaaminen - jos nämä ovat tehtäviä, jotka olet laatinut esityslistalle.
4) Työskentely keskeytyksettä. Et välttämättä työskentele tehtävänne, jonka aiot suunnitella, mutta olet saavuttanut jotain, ja useimmille ihmisille tämä on erittäin tuottava, positiivinen työtapa .
5) Keskeytymättömät seisokit. Nämä työpäivän ajat, joita käytetään energian palauttamiseen ja ryhmittelyyn. Lounas tai puoliväli aamu tauko voi laskea, jos he ovat keskeytyksettä.
Jos sinulla on onni työskennellä sellaisen yrityksen kanssa, joka tarjoaa paikan päällä sijaitsevia tiloja tai tiloja (Fortune), se olisi myös laskettava. Jokainen tarvitsee tietyn määrän keskeytymättömiä seisokkeja, jotka on rakennettu heidän päiväänsä tuottaviksi työaikana.
Menneisyyden viikko on avain tulevaisuuteen
Nyt kun ymmärrät tämän ajanhallintajärjestelmän luokkia, on aika käyttää niitä analysoimaan "tyypillistä" työviikkoasi. Käyttämällä mitä kalenterijärjestelmää käytät tapaamisten ja toimintojen luetteloimiseen jokapäiväisessä elämässä, mene takaisin ja valitse viimeaikainen tyypillinen viikko. Siirry jokaisen työpäivän merkinnän mukaan ja lajittele ne ajanhallintaluokkien mukaan, jos et ole jo aiemmin. Jokaisen päivän alareunassa olevan juoksevan kokonaisuuden avulla on helppo nähdä, kuinka olet viettänyt työaikaasi joka päivä.
Nyt sinulla on tarvittavat tiedot, jotta voit tehdä muutoksia siihen, miten käytät työsi aikaa. Käytätkö liikaa aikaa palojen sammuttamiseen? Sitten sinun on tehtävä organisatoriset tai fyysiset muutokset näiden jatkuvien kriisien estämiseksi tai lykkäämiseksi. Puhdista ja järjestä työpöytäsi uudelleen , jotta löydät helposti haluamasi tiedostot ja määrität rutiinin, jonka avulla tarvitset seuraavalle päivälle pöydällä tarvittavat tiedostot ennen kuin lähdet päivän.
Ei saada tarpeeksi jatkuvaa seisokkia työpäivänne aikana? Sitten sinun on ajoitettava aika sinulle . Lopeta esimerkiksi syöminen lounaalla työpöydälläsi ja jätä fyysisesti lounaalle lounasaikaan.
Sovelltamalla työjonoja ajanhallinnassa ja tekemällä muutokset, joita sinun on tehtävä viettämään enemmän aikaa työpäiväsi positiivisissa luokissa ja vähemmän aikaa negatiivisissa luokissa, voit todella hallita aikaa - Ajanhallinnan todellisen tavoitteen saavuttaminen, tuntea paremmin.