Liittovaltion laki edellyttää, että pidät Paycheck-tietueista ja muista asiakirjoista
Mitä Paycheck-tietueita työnantajan on pidettävä yllä?
Normaalisti pidät suurimman osan lain edellyttämistä tietueista vain liiketoiminnan aikana, joten noudattaminen ei saisi olla paljon ylimääräisiä asioita tai töitä.
Tarkastele tietueita, jotka sinulla on jo varmistettava, että noudatat IRS- ja FLSA-vaatimuksia.
Tietueita voidaan säilyttää missä tahansa muodossa, myös sähköisesti. Kaikkiin vapauttamattomiin työntekijöihin ja vähimmäispalkkavaatimuksiin kuuluvat seuraavat on säilytettävä:
- Henkilötiedot, mukaan lukien työntekijän nimi, kotiosoite, ammatti, sukupuoli ja syntymäaika, jos hän on alle 19-vuotiaita
- Tunti ja päivä, jolloin hänen työviikonsa alkaa
- Yhteensä työtunnit jokaisena työpäivänä ja jokaisen työviikon aikana
- Päivittäiset tai viikoittaiset suoratulot yhteensä
- Säännöllinen tuntipalkka viikossa, kun ylityö suoritetaan
- Työharjoittelun ylityökorvaus
- Kustakin palkkaajasta maksetut kokonaispalkat
- Maksupäivä ja palkkausaika.
Työntekijöille, joille ei makseta vapautusta, on maksettava vähintään vähimmäispalkka ja saatava ylitöitä 40 viikossa työskenteleville. Työntekijä voi olla vapautettu, jos hänelle maksetaan palkkaa vähintään 455 dollaria viikossa ja hän suorittaa tiettyjä työtehtäviä, tyypillisesti hallinnollisia, toimeenpanovirastoja tai johtoa.
Suoraa palkkaa on se, joka ansaitsee ensimmäisen 40 tunnin aikana työviikon aikana.
Työntekijöitä koskevat poikkeukset poikkeavat vapauttamattomien työntekijöiden rekistereistä, ja kotitaloustyöntekijöille, palkattomille palkkausjärjestelyille työskenteleville työntekijöille, jotka ovat majoittajat tai muut tilat, sekä korjaavien opintojen saaneille työntekijöille tarvitaan erityistietoja.
Jos joku työntekijäsi kuuluu näihin luokkiin, ota yhteyttä asianajajaan.
Lomakkeet sinun täytyy säilyttää
Palkkasummien lisäksi sinun on säilytettävä muutamia muita asiakirjoja jokaiselle työntekijälle.
- Allekirjoitettu kopio W-4-lomakkeesta, josta ilmenee liittovaltion lähdevero. Tätä lomaketta voi muuttaa monta kertaa, joten pidä yllä viimeistä lomaketta yllä.
- Kopio kaikesta lomakkeesta, jolle työntekijä on hyväksynyt palkkatulot, mukaan lukien etuudet ja erityiset lahjoitukset, kuten United Way tai muut hyväntekeväisyysjärjestöt
- Kopio työntekijän alkuperäisestä hakemuslomakkeesta ja mahdollisista asiakirjoista, kuten ansioluettelosta tai jäljennöksistä.
- Kirjaa palkkatasojen muutoksista, mukaan lukien ylennykset tai alennukset, sekä syyt näihin toimiin.
Mikä on paras tapa säilyttää Paycheck-tietueet?
Paycheckin rekisterit, mukaan lukien kaikki työtunnit, kaikki palkka- ja palkkojen muutokset, olisi säilytettävä erillisessä tiedostossa.
Sinun on myös pidettävä kirjaa kaikista työntekijän palkan ja etuuksien muutoksista, mukaan lukien työntekijöiden suostumukset. Sinulla on oltava kirjallinen suostumus asiakirja-aineistosta työntekijän palkan vähentämisestä lukuun ottamatta FICA-veroja ja -korjauksia .
Henkilöstöasiantuntija Susan Heathfieldillä on tarkemmat tiedot siitä, mitä työntekijän henkilötiedostossa pitää säilyttää.
Kuka saa katsella työntekijärekisteriä?
Useimmat yritykset pitävät työntekijärekisteriä rajoitetulla alueella ja sallivat pääsyn vain henkilöille, jotka saattavat joutua näkemään tietueet heidän työpaikkansa tai asemansa vuoksi. Työntekijätietueita ei saa koskaan poistaa rekisteristä. Jos sinulla on enemmän kuin muutama työntekijä, voit halutessasi luoda henkilötietokantaan liittyvän käytännön, jotta työntekijät osaavat vastata pyyntöihin.
- Työntekijöiden pitäisi saada nähdä omat tietueensa. Haluat ehkä jäädä huoneeseen työntekijälle, kun hän katselee omaa tietuettaan.
- Määritä, mitkä yrityksen työntekijät voivat nähdä työntekijärekisterin. Pääsyn on yleensä rajoitettu henkilöstöosaston henkilöstöön ja tiettyyn tasoon johtavien johtajien ja johtajien käyttöön.
- Erilaisia liittovaltion ja valtion tilintarkastajia voidaan käyttää henkilöstörekistereihin tilintarkastuksen tarkoituksiin. Voit pyytää optiota ennen kuin sallitaan tilintarkastajan pääsy työntekijärekisteriin.
- Asianajajat, jotka edustavat työntekijöitä oikeusjuttuissa, voivat saada käyttöoikeuden tietyissä erityistapauksissa. Ylin tason virkamies tai yhtiön asianajaja tarkistavat asianajajan pyynnön ennen kuin sallitaan tietueiden katselu.