Mitkä ovat vaihtoehtoja ajojärjestelmän perustamiselle yritykselleni?
Yrityksen työvoima on yhä liikkuvampi, ja yhä useammat työntekijät ajavat liiketoimintaa päivittäin.
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa yrityksellesi : yrityksen omistamien autojen laivasto-ohjelma tai omien autojen kuljettajille tarkoitettu korvausohjelma.
Laivasto-ohjelma (yrityksen omistuksessa olevat autot) on houkutteleva vaihtoehto työnantajille, jotka tarvitsevat kuljetuksia tiettyihin toimintoihin, kuten huoltoautoihin, pakettiautoihin, kuljetusajoneuvoihin tai muihin laitteisiin liittyviin vaatimuksiin. Laivasto-ohjelma antaa yrityksesi valvonnan ja valvonnan esimerkiksi vakuutuksen ja ajoneuvon ylläpidon sekä kyvyn valita ajoneuvon ominaisuudet, joita yritys pitää tärkeänä. Näihin kuuluvat mm. Yritysten brändäys, turvaelementit ja telematiikka, joilla saadaan 24/7 tietoa ajoneuvojen sijainnista ja ajamisesta.
Käytetään korvausohjelmaa omien autojen kuljettajille yritykset, jotka eivät vaadi erikoisajoneuvoja tai kuorma-autoja työntekijöilleen, kuten myynti- ja palveluyrityksille.
Korvaus tarjoaa työntekijöille joustavuutta ja valinnanvaraa, vaatii vähemmän sisäistä hallintoa, eikä vaadi etukäteen kustannuksia tai pääoman menetystä.
Mikä on tärkeää päättää, mitä järjestelmää käytetään?
Riippumatta mallista - laivastosta tai korvauksesta - sinun on korvattava työntekijät kunnolla heidän ajoneuvojensa käyttöön tai kohdattava seuraukset, kuten kallis IRS-tilintarkastukset tai huonompi luokkatapahtuma .
Jos haluat laivasto-ohjelmasta, kysy itseltäsi ohjelman ensisijainen tarkoitus - työntekijänä perk (hyöty) tai tarjota yrityksesi kuljetustarpeita. Jos ensisijainen tavoite on tarjota liiketoimintatyökalu, sen pitäisi vähentää laivastokuluja korvaamalla työntekijöiden henkilökohtaiseen käyttöön liittyvät kulut.
Korvausohjelman avulla voit valita joko tasainen autovarauksen, senttiä mailia kohden tai standardin IRS: n mittarilukeman korvaamaan työntekijöilleen. Mutta kaikki kolme näistä vaihtoehdoista voivat aiheuttaa yrityksille menettävän vuosittain tuhansia dollareita työntekijää kohden, koska ne eivät vastaa tarkasti kullekin yksittäiselle kuljettajan kulut, kuten vaihtelevat kaasun hinnat ja ajamien määrän.
Mikä on FAVR ja miksi se on paras vaihtoehto kilometrimaksuun?
FAVR on IRS-tulomenettely, joka korvaa työntekijöille verovapaan kiinteisiin ja muuttuviin kustannuksiin, jotka liittyvät liikenteeseen. Kiinteisiin kustannuksiin voivat sisältyä vakuutus-, lisenssi- ja rekisteröintimaksut, kun taas muuttuvissa kustannuksissa on polttoainetta ja ylläpitoa.
FAVR on tarkin korvausratkaisu, koska se tarjoaa kullekin työntekijälle räätälöidyn korvauksen, joka perustuu henkilön paikallisiin kustannuksiin ja liikematkalenteriin, mikä voi vaihdella kuukausittain.
Mutta kiinteiden ja muuttuvien kustannusten tarkka tallentaminen voi olla monimutkaista hallinnointia - miksi useimmat työnantajat eivät käytä sitä.
Monet työnantajat valitsevat sen sijaan yksinkertaisemmat litteät autovakuutukset "yhden koon mukaan" (500 dollaria kuukaudessa työntekijää kohden). Mutta tämä menetelmä ei ota huomioon sitä tosiasiaa, että kaksi työmatkasta ei ole sama, joten yhtä työntekijää ei pitäisi korvata saman verran. Kilometriltä-ohjelman korvaus on oikeudenmukaisempi, mutta silti epätarkka.
Miksi IRS-standardin mittarilukema ei ole paras vaihtoehto?
Useimmat yritykset käyttävät IRS-liiketoiminnan mittarilukemaa laskeakseen kunkin yksittäisen työntekijän takaisinmaksun. Mutta IRS-korko ei ole vaadittu korvausaste, koska se perustuu edellisvuoden ajoneuvojen kansallisiin keskimääräisiin kustannuksiin.
IRS-taso on aikaisempien vuosien tietojen kustannusten välinen aika, ei todellinen korvausaste. Työntekijät voisivat viettää enemmän matkustusta kuin heille korvataan tai heitä voidaan korvata, jos kaasun hinnat ovat laskeneet - eikä mitään muutoksia maksettaisi, koska heille maksettiin, koska se perustui viime vuoden numeroihin.
Mitä useimmat yritykset saavat väärin, kun kyseessä on tasainen autovakuutus vs. korvaus?
Litteiden autojen korvaukset eivät ole oikeudenmukaisia, kun kyse on eri paikkakuntien työntekijöiden korvaamisesta. Esimerkiksi yksi työntekijä voi asua alueella, jossa kaasun hinta on 12 senttiä halvempaa kuin seuraavassa kaupungissa, jossa toinen työntekijä asuu. Myös liikematkojen kiinteät kustannukset, kuten autovakuutusmaksujen ja verojen hinta, vaihtelevat huomattavasti sijainnin mukaan.
Myös muut ajokulut vaihtelevat. Esimerkiksi autovakuutusmaksut vaihtelevat huomattavasti valtiolta, 825 dollarista Charlotte, North Carolina ja 3 150 dollaria Detroitissa, Michiganissa. Verot samalle 21 000 dollarin sedanille maksoivat 249 dollaria Nevadassa, mutta ne voivat maksaa jopa 1,689 dollaria Rhode Islandilla. Vuosittaiset korjauskustannukset eivät ole samat kaikissa valtioissa, joko keskimäärin 393 dollaria New Jerseyssä, mutta vain 270 dollaria Vermontissa. Saman kiinteän maksun maksaminen eri paikoissa asuville työntekijöille jättää nämä varianssit kokonaan huomiotta.
Koska autovakuutuksia käsitellään korvauksena, ne ovat myös verovelvollisia sekä työnantajalle, joka maksaa FICA: n verot (sosiaaliturva- ja Medicare-verot), sekä työntekijän, joka maksaa sekä FICA: n että tuloverot. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiö maksaa autoveron määrän ja siihen liittyvän FICA: n verorahoituksen, kun taas työntekijä ottaa kotiin autonkorvausmaksun, vähennettynä tuloverot ja heidän FICA-maksuunsa. Verovapaita korvausmoodeja kuten FAVR, työntekijä "vie kotiin" täsmälleen summan, jonka työnantaja korvaa.
Mitä virheitä yritykset tekevät veloittaakseen laivavälineen henkilökohtaiseen käyttöön?
Jotkut työnantajat antavat työntekijöilleen mahdollisuuden käyttää omistamiaan laivaston ajoneuvoja omaan ajokäyttöönsä. Mutta olisit yllättynyt siitä, kuinka monta yritystä ei ymmärrä, että tämä henkilökohtainen käyttö on verovelvollinen työntekijälle. Yrityksillä ei myöskään ole hyvää tapaa laskea kullekin kuljettajalle perittävää veroa.
Usein järjestöt yksinkertaisesti veloittavat kiinteän summan, joka kattaa henkilökohtaisen käytön kaikissa kuljettajissaan riippumatta siitä, kuinka monta henkilökohtaista kilometriä he ajaa. Tämä voi olla suuri rahaetu niille työntekijöille, jotka käyttävät laivaston ajoneuvoja varsin paljon henkilökohtaiseen käyttöön. Mutta työntekijöitä, jotka käyttävät laivavälineitä tiukasti liiketaloudelliseen käyttöön ja pitävät omat autot henkilökohtaiseen käyttöön työolojen ulkopuolella, voidaan epäoikeudenmukaisesti liioitella.
Mitä tapahtuu, jos yritys ei korvaa työntekijöitään tarkasti?
Työntekijöiden epätäsmällinen korvaaminen liiketoimintaan liittyvistä ajokuluista maksaa yrityksille vuosittain tuhansia dollareita (vuosittain noin 3 000 dollaria työntekijää kohden, kuten Motus on laskenut). Tämä ei kuitenkaan ole mikään vertailu luokkakansioita koskevien oikeudenkäyntien kustannuksiin. Viime vuosina työntekijät ovat onnistuneesti perineet työnantajilleen jopa 7 miljoonaa dollaria korvaamaan epätasa-arvoiset korvausmenettelyt. Kalifornian osavaltiossa nämä oikeusjutut ovat nopeasti tulossa sääntö, ei poikkeus, koska Kalifornian työlainsäädäntöosasto 2802 on erityisen tiukka.
Kalifornian koodi varmistaa, että "työnantajan on korvattava työntekijänsä kaikki työntekijälle aiheutuvat tarpeelliset menot tai menetykset välittömästi tehtäviensä hoitamisen seurauksena" . Työnantajat tulkitsivat tätä tavallisesti rajoitetusti työhön käytettävien laitteiden tai työkalujen kustannuksiin, mutta sitä käytetään nykyään yhä enemmän ajokorvausasiakirjoissa (Radio Shack ja Toys "R" Us -esimerkki).
Fleet-ohjelmat tulevat myös omilla haasteillaan, kun kyse on siitä, että työntekijöitä palkitaan tarkasti näiden ajoneuvojen henkilökohtaiseen käyttöön. Yhtiön ajoneuvojen henkilökohtainen käyttö on dokumentoitava asianmukaisesti ja työntekijöitä veloitetaan henkilökohtaiseen käyttöön. Alle raportoitu henkilökohtainen mittarilukema asettaa yrityksille vaarallisen kalliita IRS-tilintarkastuksia ja saattaa maksaa yritykselle jääneistä takaisinperusteista.
Mitkä ovat resursseja, jotka voivat auttaa yritystäni?
Yrityksesisi voi käyttää samaa teknologiaa, joka vahvistaa uuden digitaalisen työpaikan seurata liiketoiminnan mittarikustannuksiaan. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
- GPS-yhteensopivat älykkäät laitteet keräämään ja tallentamaan työntekijöiden liiketoiminnan matkatiedot
- Mobiilisovellukset automatisoimaan työntekijöiden mittarilukemien seuranta ja tarkasti huomioon kunkin työntekijän täsmälliset liiketoiminnot, työmatkat ja henkilökohtaiset kilometrit.
Oikeilla mobiilisovelluksilla ja ohjelmistoalustalla voit poistaa kuljettajat käsittelevät manuaaliset tehtävät tuottavuuden lisäämiseksi, kustannusten pienentämiseksi ja IRS-vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi - kaikki samalla saavat tietoa ajokäytännöistä ja liikkuvasta työvoiman tehokkuudesta.