Mitä tehdä, ennen kuin lähdet lomalle
Tehtävänne valmistelu ennen kuin suljet lomasi edellyttää huolellista valmistelua. Asianmukaiset viestit varmistavat, että asiakkaat, myyjät ja työntekijät voivat suunnitella sulkemisen ja että sinun ei tarvitse käsitellä paljon vihainen valituksia ennen ja jälkeen tauon. Tämän pitäisi tehdä huoleton loma ja ansaittu lepo.
Tässä on yksinkertainen vaiheiden tarkistuslista, siitä, että asetat loma-viestejä asetuksiin termostaattien palauttamiseksi, jolloin lomasi sulkeutuu tasaiseksi ja kannattavaan.
01 - Ilmoita työntekijöille, asiakkaille ja myyjille
Voit ilmoittaa asiakkaille verkkosivustollasi ja automatisoidusta vastaavan viestin puhelimen järjestelmästä.
Toimittajille (etenkin uusille toimitusaikatauluille) tulee ilmoittaa sähköpostitse, puhelimitse tai säännöllisesti postitse.
02 - Ilmoita tietoturvapäällikölle tai -palveluille
Ilmoita asiamiehelle tai turvapalvelulle tulevista sulkeutumispäivistä. Varmista, että tietoturvan tarjoajillesi on päivitetty hätäkeskustelu, joka sisältää sinulle ja avainhenkilöstölle yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumerot. Heidän pitäisi tietää keneen ottaa yhteyttä turvallisuussyistä, vaikka toimisto olisi suljettu yritykselle ja kuka on valtuutettu olemaan rakennuksessa sammutuksen aikana.
03 - Vaihda automaattinen valvottava tervehdys
Viikkoa tai kahta ennen sulkemista tallenna automaattinen vastaava tervehdys puhelinjärjestelmässä, joka selittää, että toimisto suljetaan pitkään. Sisällytä päivämäärä, jolloin suljet ja kun odotat avautuvan uudelleen. Vain ennen kuin lähdet, tallenna toinen automaattinen tervehdys, joka korostaa, milloin palaat, ja mikäli tarpeen, kenelle soittajat ohjaavat kaikki kyselyt ilman poissaolojasi.
Jos tarjoat hätäpalveluja, kuten lämmitystä ja jäähdytystä, vesijohtoverkkoa tai muita olennaisia asiakaspalveluja, muista kertoa soittajillesi, miten pääset vastaajapalveluun tai matkapuhelimeen hätätilanteessa.
04 - Ilmoita vastaajapalvelusi
Ilmoita vastaajapalvelusi päivämääristä, jolloin toimisto suljetaan ja päivitä yhteystietoluettelosi puhelimitse tulevien työntekijöiden puhelinnumeroilla. Varmista, että he tietävät, kenen tulisi ottaa yhteyttä tietyissä tilanteissa; et halua ylimmän tason johtajia hälyttävän esimerkiksi toimitusongelman yhteydessä.
05 - Vaihda ääniviestiterveisiä
Jos puhelinjärjestelmä antaa työntekijöille mahdollisuuden vastaanottaa ulkoisia puheluja omilla pöytiillä, pyydä heitä tallentamaan "suljettu lomapäiville" tai "toimimattomuudestaan" ääniviestin tervehdys, joka antaa soittajille olennaisia tietoja sulkemisesta. Työntekijöiden tulisi antaa soittajille tietää, milloin he palaavat toimistoon ja mitä on tehtävä, jos he tarvitsevat välitöntä apua, kun toimisto suljetaan. Useimmissa tapauksissa et halua, että työntekijät antavat henkilökohtaisia yhteystietoja.
06 - Vähennä termostaatteja, sammuta toimistolaitteet
Säästä energiaa ja rahaa asettamalla tai uudelleenohjelmoimalla toimistostermostaatteja sammutuksen aikana. Yllätytte kustannussäästöistä, joita voit kerätä, ja se voi olla hyvä PR-tilaisuus; osoittavat, että yrityksesi on sitoutunut resurssien säilyttämiseen.
Voit myös säästää energiaa ja rahaa sammuttamalla kaikki välttämättömät toimistolaitteet, kuten työpöytävalot, kopiokoneet, tulostimet ja tietokoneet.
07 - Backup-palvelimet
Jos sinulla on tietokoneita ja palvelimia, varmista, että varmuuskopiointiohjelma toimii oikein ennen sulkemista ja sen jälkeen. Vähennä altistumista katastrofiin ajoittamalla offsite-varmuuskopio varhaisen pickupin sijaan odottamatta liiketoimintaa uudelleen. Tämä on alue, jossa haluat saada selkeitä ohjeita keneen ottaa yhteyttä ongelman ilmetessä, joten varmista, että vastaajapalvelusi tiedotetaan oikein.
08 - ÄLÄ sammuta
On olemassa joitakin toimistolaitteita, joita ei pidä sulkea, mukaan lukien:
- Faksi
- Puhelinjärjestelmä
- Palvelimet ja varajärjestelmät
- Jäähdytysyksiköt
- Turvajärjestelmät