Onneksi tapahtumasuunnittelijoille on olemassa lukuisia työkaluja avuksi tapahtumien rekisteröintiin . Valintoihin sisältyy yksinkertaisia alustoja, jotka käsittelevät tapahtumien rekisteröinnin perusteet ja kehittyneemmät, ja ne tarjoavat monikäyttöisiä sovelluksia. Jotkut tapahtumien rekisteröintiohjelmat tekevät tapahtumamaksuja. Jotkut tarjoavat myös automaattiset hyvitykset, jos rekisteröinti peruutetaan. Muut paketit luo rekisteröintitunnisteita. Tapahtumien rekisteröintityökalut voivat myös mahdollistaa integraation konferenssin tai yrityksen verkkosivuilla sekä yhteyden sosiaalisen median alustoihin .
Valitettavasti, niin monta vaihtoehtoa, tapahtumien rekisteröintityökalun valitseminen yrityksellesi voi olla ylivoimainen, ainakin sanoen. Seuraavassa on helppo seurata opastusta tapahtumien rekisteröintityökaluista, jotka parhaiten palvelevat tapahtumasuunnittelutoimintaa.
Tapahtumien rekisteröintiohjelmiston valinta: Mistä aloittaa?
Kun valitset tapahtumien rekisteröintityökalut, on parasta aloittaa määrittämällä tarpeesi ja halut.
Ajattele rekisteröintiprioriteettiesi ja tapahtumasuunnittelutoimiasi. Kysy itseltäsi nämä kysymykset:
- Ovatko tarpeesi yksinkertaiset ja edellyttävät vain rekisteröintien ja maksujen käsittelyä?
- Tarjoatko useita tapahtumia tärkeimmissä tapahtumissa, jotka edellyttävät lisää rekisteröintejä?
- Tarvitseko hotellivarauksia tai matkajärjestelyjä?
- Tukee konferenssin verkkosivustoa?
- Tarjoatko nimilappuja, koordinoimalla audiovisuaalisia vaatimuksia tai järjestämällä erityisiä ulosvetoistuntoja?
- Hallinnoitko useamman kuin yhden tapahtuman samanaikaisesti?
- Onko tapahtuma vuosittainen tapahtuma vai kertaluonteinen tapahtuma?
Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua löytämään tapahtumien rekisteröintiohjelmiston, joka parhaiten vastaa tarpeitasi.
Tapahtuman rekisteröintityökalut
Niin paljon valintoja tapahtumien rekisteröintiohjelmistolla, on helppo saada kiinni näennäisimpiin ominaisuuksiin ja uusimpiin työkaluihin riippumatta siitä, työskentelevätkö sinä tapahtumaasi vai onko niitä jopa hyödynnetty. Älä houkuttele uusin ja suurin. Tee sen sijaan luettelo niistä ominaisuuksista, joita käytät tällä hetkellä tapahtumarekisteröintiprosessissa ja lisäät niihin, joita haluat sisällyttää prosessin virtaviivaistamiseksi. Joitakin käytettävissä olevia ominaisuuksia ovat seuraavat:
- Tapahtuman rekisteröinti verkossa
- Tapahtuma paikan päällä rekisteröinti
- Osallistujaryhmän rekisteröinti
- Osallistujan itse-sisäänkirjautuminen
- Tapahtuman maksujen käsittely
- Osallistujien hallinta ja raportit
- Osallistujan tunnusluvut ja hallinta
- Rekisteröinti yksittäisistuntoihin
- Lomakkeiden kehittäminen
- Hotellin huoneen hallinta
- Markkinoinnin johtaminen
- Sosiaalinen media
- Kyselyt ja tapahtumapalaute
Kaikki tapahtumat rekisteröintityökalut eivät ole kalliita
Monissa tapahtumien rekisteröintityökaluissa on vakiotoimintoja kohtuulliseen hintaan, jotka soveltuvat hyvin suoraviivaisten tapahtumien hallintaan.
Näihin ohjelmiin kuuluvat perusrekisteröintilomakkeet, jotka voidaan liittää sivustoosi. He voivat kerätä rekisteröintitietoja, kuten luottokorttitietoja, luottokorttimaksujen rekisteröimiseksi ja käsittelyksi. Lisäksi osanottajien rekisteröintilistoja voidaan koota tai viedä. Suunnitellun tapahtuman tyypistä ja tapahtumatiheydestä riippuen nämä yksinkertaiset työkalut saattavat olla hyviä, tarjoamalla täsmälleen mitä tarvitset ilman, että heitä loukkaantuvat kaikenlaisilla lisäominaisuuksilla, jotka eivät ole sinulle hyödyksi.
Monipuoliset tapahtumien rekisteröintityökalut tarjoavat lisäominaisuuksia
Jos tapahtumasuunnittelutyösi on suunnitteilla suuria konferensseja, silloin tapahtumien rekisteröintityökalut, jotka tarjoavat lisäominaisuuksia perusasiakirjan lisäksi, voivat olla juuri sitä mitä tarvitset. Ratkaisuihin kuuluvat ne, jotka käsittelevät tapahtumarekisteriä ja yhdistävät tämän ominaisuuden ja pystyvät seuraamaan ja raportoimaan suuremman, monimutkaisemman tapahtuman eri yksityiskohdat.
Jos tapahtuman osallistujat rekisteröivät konferenssin ja ilmoittautuvat tiettyihin työpajoihin tietyllä istunnolla, on olemassa työkaluja kyseisen toiminnon käyttöönottamiseksi.
Jotkut ohjelmistot mahdollistavat usean osallistujan käsittelyn yhdestä organisaatiosta yhdellä maksuvälineellä ja tarjoavat erilaisia hinnoittelurakenteita, jotka perustuvat ryhmän alennuksiin tai varhaisiin rekisteröintimaksuihin. Jos tarvitset räätälöityjä raportteja, etsi tapahtumien rekisteröintipaketti, joka luo automaattisesti raportit laatimalla läsnäololuettelot yksittäisten työpajojen tai muiden valitsemiesi parametrien perusteella. Konferenssit vaativat tyypillisesti painettuja nametageja, niin että ne on listattu "must have" -listalle, jotta ne voidaan luoda automaattisesti tapahtumien rekisteröintiprosessin yhteydessä ja etsiä räätälöintiä sen mukaan, onko osallistuja rekisteröitynyt koko konferenssiin, osa viikosta tai vain tietty päivä.
Työkalut rekisteröinnin integroimiseksi
Niille tapahtumasuunnittelijoille, jotka suorittavat lukuisia tapahtumia, rekisteritietojen sisällyttäminen olemassa olevaan tietokantaan voi olla organisaation kriittinen tehtävä. Harkitse nykyisiä menetelmiä rekisteröijien lisäämiseen tietokantaan ja tunnistaa parannustoimenpiteet. On tärkeää ajatella eri tavoin, että nämä tiedot voidaan yhdistää olemassa oleviin tietoihin, kuten vapaaehtoisesti tai lahjoittaviin henkilöihin. Useimmat tapahtumarekisterisovellukset tarjoavat mahdollisuuden tietojen manuaaliseen viemiseen. Tämä menetelmä on kuitenkin aikaa vievää, koska se edellyttää tietojen manuaalista tuontia tietokantaan. Tutki paketteja, jotka eivät riipu pelkästään tapahtumarekisteriäsi vaan myös tukevat sinun tarvitsemaasi hallintatarpeita.
Ota koeajo ennen kuin ostat
Kun olet kaventanut valitsemasi tapahtumien rekisteröintiohjelmiston, päätä, tarjoavatko heille ilmaisen kokeilujakson. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden paitsi testata ominaisuuksia, mutta tarkistaa, onko sillä tarvittavia toimintoja ja jos se sopii hyvin tapahtumallesi. Se on myös tilaisuus kokea asiakaspalvelun tasoa, kun vastaat kysymyksiisi tai työskentelet ongelman ratkaisemiseksi.