Tarkastuksen ajoitus
Työntekijän korvausvakuutuksenantaja aloittaa todennäköisesti tarkastusprosessin pian työntekijän korvauspolitiikan päättymisen jälkeen.
Saatat saada vakuutuksenantajaltasi lähettämän kirjeen tai puhelun, josta hänet on valtuuttanut suorittamaan tarkastuksen. Antamasi tilintarkastajan on suunniteltava tilintarkastus ajankohtana, joka on sinulle sopiva. Päivämäärän pitäisi olla tarpeeksi pitkälle tulevaisuuteen, että sinulla on riittävästi aikaa kerätä tilintarkastajan tarvitsemat tiedot. Pyydä tilintarkastajaa antamaan yhteenveto tiedot, joita hän tarvitsee tarkastuksen suorittamiseen.
Huomaa, että tilintarkastaja voi olla tai ei ole vakuutuksenantajan työntekijä. Jotkin vakuutuksenantajat ylläpitävät sisäisen tarkastusosaston henkilöstöä omilla työntekijöillään. Muut ulkoistaa tarkastustoiminnon riippumattomalle tilintarkastusyhteisölle. Prosessin tulee olla sama, onko tilintarkastuksen suorittava vakuutuksenantajan tai sopimuspuolen työntekijä.
Tarvitset tietueita
Tilintarkastaja tarvitsee erilaisia taloudellisia tietoja tarkastettavan politiikan kattamalle ajanjaksolle. Tässä on tietoja, joita saatat pyytää antamaan:
- Kirjanpito
- Verolomakkeet, erityisesti lomakkeet 941 ja 944, työnantajien liittovaltion verotulot (neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset)
- Rahatalousmaksut
- Maksut riippumattomien urakoitsijoiden suorittamista palveluista. Tilintarkastajan on tarkistettava, etteivät nämä työntekijät ole työntekijöitänne.
- Maksut alihankkijoiden tarjoamista palveluista
- Vakuutustodistus jokaiselle vuokralle otetulle alihankkijalle
- W-2 ja 1099 muodoissa
- Työnkuvaus jokaiselle työntekijälle. Varmista, että se kuvaa tarkasti työntekijän tehtäviä.
- Yritystoiminnan kuvaus
- Palkkasumma kirjaa politiikan aikavälille. Tilintarkastajan on tarkistettava jokaiselle työntekijälle maksetut palkan lähteet (palkka, bonukset jne.).
- Palkkasumman rajoitukset, jotka koskevat toimeenpanovirkailijoille, kumppaneille, yksityisyrittäjille jne., Jotka kuuluvat vakuutuksen piiriin
- Kokemuksesi luottoluokitus
Kun olet kerännyt tarvittavat tiedot, sinun on järjestettävä se. Aseta kaikki palkkasummasi tallenteet (kuten W-2-lomakkeet, maksa tynkäradat ja ylityöt) yhteen niin, että tiedot ovat helposti saatavilla. Samoin sijoittaa kaikki alihankkijoihin liittyvät tiedot, mukaan lukien maksut ja vakuutustodistukset yhdessä paikassa. Teidän ponnistelunne maksaa, tekemällä tarkastuksesta helpompaa ja nopeampaa.
Mitä palkkasummaan sisältyy?
Työntekijän korvauspalkkiota lasketaan kertomalla korko, joka kertoo palkkasi ja jakaa tuloksen 100: lla . NCCI: n ja useimpien valtion työntekijöiden korvausviranomaiset viittaavat palkkalistoihin palkkana . Näitä termejä käytetään usein samanaikaisesti. Molemmat tarkoittavat työntekijöidesi tarjoamien palveluiden rahallista arvoa yrityksellesi.
Korvaukseen sisältyvät kustannukset vaihtelevat jonkin verran valtiosta toiseen. Ne sisältävät kuitenkin yleensä seuraavat:
- Bruttopalkat ja palkat, mukaan lukien taannehtivat palkat ja palkat
- Provisiot. Tähän sisältyy työntekijän vastaanottamat kokonaispalkkiot ja palkkioita palkkioita vastaan.
- Bonukset, mukaan lukien osakepalkkiojärjestelmät
- Loma-, loma- ja sairauspalkka
- Ylityöpalkka. Kaikissa muissakin kuin muutamissa valtioissa palkka sisältää ylityöt, jotka lasketaan suoralla aikataululla. Oletetaan esimerkiksi, että työntekijän normaali tuntipalkkio on 20 dollaria tunnissa. Jos työntekijälle maksettiin 600 dollaria 20 tuntia ylitöitä varten, sinulla olisi vain ylimääräinen palkka 400 dollaria.
- Teidän maksamasi maksut, jotka olisivat muuten olleet pidätettyinä työntekijöiden palkasta sosiaaliturva-, Medicare- tai eläkesuunnitelman
- Maksu työntekijöille muulla kuin työskentelyajan perusteella. Esimerkkejä ovat työmaksut, voitonjaon tai kannustinjärjestelmät.
- Maksut tai korvaukset käsityökaluista tai kädessä pidettävistä sähkötyökaluista, joita työntekijät käyttävät työnsä suorittamiseen
- Asunnon tai talon vuokrausarvo työntekijälle. Myös muun työntekijän ja aterian arvo, joka työntekijä on saanut palkkansa osana
- Maksut, jotka on vähennetty työntekijöiden bruttopalkasta eläkkeelle siirtymisestä, kahvilasta tai säästöohjelmista
- Vakuuttamattomien alihankkijoiden työntekijöiden palkka (ks. Alla olevat kommentit)
Mikä on pois palkkasummasta?
On olemassa useita kustannuksia, jotka tyypillisesti jätetään pois, kun palkanlaskenta lasketaan työntekijöiden korvausvakuutuksen turvaamiseksi. Vaikka nämä vaihtelevat valtion mukaan, ne sisältävät usein seuraavat:
- Vihjeitä ja muita palkatyöntekijöitä
- Eräpäiväraha (muu kuin työssäoloaika)
- Työnantajalta ostettujen tavaroiden alennukset
- Korvatut liiketoiminnan kulut
- Maksaa aktiiviselle sotilastuelle
- Yhdenmukaiset päästöoikeudet
Luokitukset
Yksi tilintarkastajan ensisijaisista tehtävistä on varmistaa, että vakuutettu liiketoiminta luokitellaan asianmukaisesti. Työntekijöiden korvausluokitusjärjestelmät on suunniteltu luokittelemaan yrityksiä , ei yksittäisiä työntekijöitä. Tilintarkastaja tarkistaa yrityksesi toiminnan selvittääkseen, onko politiikassasi mainittu perusluokka oikea.
Perusluokitus on luokitus, joka kuvaa parhaiten yleistä liiketoimintaasi. Tämä on usein sama kuin hallintaluokitus (luokitus, joka on eniten palkkasummaa). Oletetaan esimerkiksi, että käytät konekalua. Jotkut työntekijöistäsi käyttävät sorvit, kun taas toiset käyttävät porauspuristimia tai leimauskoneita. Työntekijän suorittamat erityistoimet voivat vaihdella työntekijältä työntekijälle. Silti ne kaikki sopivat perusluokitteluusi, Machine Shop.
Jotkut työntekijät voivat suorittaa tehtäviä, jotka edellyttävät erillisiä luokituksia. Esimerkiksi konepajasi työllistää toimistotyöntekijän, joka suorittaa työtään suljetussa toimistossa muilta työntekijöiltä. Tämä työntekijä olisi todennäköisesti luokiteltu Clerical Office -työryhmän sijaan konepajaksi.
Työntekijöiden korvausjärjestelmät ovat erittäin monimutkaisia. Tilintarkastaja voi luokitella yrityksesi tavalla, jota et ymmärrä tai jolla ei ole järkeä. Pyydä tilintarkastajaa selvittämään tässä tapauksessa. Jos muutokset ovat edelleen hämmentyneitä, pyydä apua edustajalta tai välittäjältä .
Tilintarkastajan tapaaminen
Tarkastuksen suorittamiseksi tilintarkastajan tulee tavata sinut tai yrityksenne luotettava edustaja. Jos siirrät tämän tehtävän jollekin muulle, varmista, että hän:
- tietää yrityksesi hyvin
- ymmärtää kaikki yrityksen toiminnan vaiheet
- tietää, mitä tehtäviä kukin työntekijä tekee
- ymmärtää yrityksen työntekijöiden korvauspolitiikan , mukaan lukien sen sisältämät luokitukset
- ymmärtää yrityksen taloudelliset tiedot, mukaan lukien palkkasummatiedot, jotta hän voi vastata tilintarkastajan kysymyksiin
Kun tapaat tilintarkastajan kanssa, sinun tai nimittäjän tulee olla yhteistyössä ja vastaamaan tilintarkastajan kysymyksiin niin kuin voit. Älä tarjoa tietoja, joita ei ole pyydetty.
Kuten monet yritykset, yrityksesi voi vuokrata offsite-kirjanpitoyritystä hoitaakseen kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtävät. Pitäisikö kirjanpitäjäsi tavata tarkastuksen puolestasi? Vastaus on ei. Kirjanpitäjä voi toimittaa tilintarkastajalle taloudellisen kirjanpidon, jonka hän tarvitsee tarkastuksen suorittamiseen. Tilintarkastajan tulee kuitenkin käydä tiloissasi fyysisen tarkastuksen suorittamiseksi.
alihankkijat
Monissa valtioissa on lakeja, jotka velvoittavat vastuu urakoitsijoista, jotka vuokraavat vakuuttamattomia alihankkijoita. Nämä lait koskevat sinua, jos yrityksesi toimii sopimuskumppanina ja alihankkii työtä muille.
Oletetaan esimerkiksi, että yrityksesi, ABC Constructionin, vuokraa alihankkija nimeltä P & J Plumbing tekemään putkistoja rakennuksessa, jota kunnostat. P & J: n työntekijä loukkaantuu työpaikalla ja yrittää esittää työntekijän korvausvaatimuksen. P & J ei kuitenkaan ole ostanut työntekijöiltä korvausta. Useimmissa valtioissa loukkaantunut työntekijä voi hakea etuuksia työntekijän korvauspolitiikasta.
Vakuutuksenantajien on lain mukaan tarjottava etuja vakuuttamattomien alihankkijoiden työntekijöille. Näin tilintarkastaja tarkistaa verotusasiakirjasi ja hakee 1099 lomakkeita, jotka on annettu alihankkijoille. Hän tarkistaa, oletko saanut vakuutustodistuksen kustakin vuokraamastasi alihankkijasta. Jos jokin alihankkija, jonka olet palkannut, ei antanut näyttöä työntekijöiden korvausvakuutuksesta, tilintarkastaja veloittaa sinulta lisäpalkkion tämän urakoitsijan vakuutusturvaan.
Vakuuttamattomasta alihankkijasta perittävä korko riippuu siitä, minkä tyyppistä työtä alihankkija suoritti. Esimerkiksi, jos alihankkija suoritti kattorakenteita, käytetään soveltuvin kattoluokitusnopeutta. Korkoa sovelletaan kaikkiin tai osaan alihankitun työn kustannuksista. Jos alihankkijalle maksetut rahat ovat vain työvoimaa, koko palkkion (jaettuna 100: llä) määrästä käytetään palkkion perustana.
Toimeksisaaja vs. alihankkija
Jos yrityksesi ei ole urakoitsija, oletko vastuussa riippumattomien urakoitsijoiden työntekijöiden kärsimistä vammoista? Vastaus on yleensä ei. Urakoitsija toimii itsenäisesti toimivasta yrityksestä. Sopimuspuoli on siten vastuussa siitä, että työntekijöille annetaan korvausetuja omille loukkaantuneille työntekijöilleen.
Oletetaan esimerkiksi, että omistat vähittäismyymälän. Voit vuokrata Fabulous Flooringin, lattian urakoitsijan, purkamaan vanhan linoleumin kerroksen liikkeellesi ja korvaamaan sen uudella. Voit hahmottaa haluamasi tuloksen (uusi kerros) ja Fabulous tekee työtä. Fabulous supervisor valvoo lattiapäällysteitä. Ohjaaja asettaa työaikataulut ja määrää, kuinka työntekijät suorittavat työnsä. Jos Fabulous työntekijä loukkaantuu uuteen lattiasi asentamiseen, Fabulous (ei sinun yrityksesi) pitäisi olla vastuussa työntekijälle.
On joitain tilanteita, joissa yritys voitaisiin katsoa olevan vastuussa itsenäisen urakoitsijan työntekijöiden tapaturmasta. Siksi sinun pitäisi vaatia, että kaikki itsenäisen urakoitsijan vuokraat todisteita siitä, että he ovat ostaneet työntekijöiden korvausvakuutuksen.