Tämä näyte-kokousohjelma pitää kokouksen järjestäytyneenä
Olette jo antaneet paljon ajatuksia siitä, mitä toivottavasti saatat saada neuvoa-antavasta hallituksesta ja innolla neuvoa ja asiantuntemusta, joita neuvoa-antavan hallituksen jäsenet voivat tarjota yrityksesi eri osa-alueilla, kuten johtaminen , markkinointi , kirjanpito , henkilöstö , asiakaspalvelu , teknologia jne.
Joten haluat olla varma, että heti ensimmäisessä kokouksessa annat neuvoa-antavan hallituksenne jäsenet osallistumaan.
Suunnittele kokous ongelman tai keskustelun aiheen ympärille
Ensimmäinen kokous, kuten kaikki neuvoa-antavan toimikunnan kokoukset, on suunniteltava kysymyksen tai ongelman ympärille. Saattaa olla helpointa mainita ongelma tavoitteenaan . Esimerkiksi "Haluamme kasvattaa myyntiämme 25 prosentilla seuraavalla neljänneksellä. Miten voisimme tehdä tämän?" Voit myös keskustella aiheesta yleisemmin: "Miten voimme vähentää liiketoimintakustannuksiamme ?" tai "Miten voimme lisätä tuottavuutta tai miten voimme parantaa asiakaspalvelua ?"
Kerää asiaankuuluvat taustamateriaalit
Kun olet päättänyt keskustelunaiheesta, on aika kerätä ne materiaalit, joita neuvoa-antavan hallituksenne jäsenet tarvitsevat.
Koska tämä on ensimmäinen neuvottelukunnan kokous, sinun on sisällytettävä liiketoimintasuunnitelma ja kaikki muut asiaan liittyvät asiakirjat, kuten kaaviot, kaaviot ja tiedot, jotka kuvaavat keskustelupalstan taustaa.
Jos mahdollista, lähetä kopio näistä asiakirjoista kaikille neuvottelukunnan jäsenille kaksi viikkoa etukäteen sekä kopio esityslistasta.
Luo kokousohjelma
Alla on esimerkki Agenda-ohjelmasta (jossa on kommentteja kokouksen järjestämisestä tehokkaasti), jota saatat haluta käyttää ensimmäisen neuvottelukunnan kokouksessa.
Huomaa, että jokainen esityslistan kohde on ajastettu; aikataulun luominen kokoukseen ja sen tarttuminen takaa, että kokoussi ei lakkaa ja se stimuloi keskustelua.
Tee järjestelyjä kokouspöytäkirjojen tallentamiseksi
Haluat myös tehdä joitain järjestelyjä kokouksen pöytäkirjan tallentamiseksi. Älä yritä tehdä tätä itse; sinun on kyettävä osallistumaan kokonaan ja kuuntelemalla ja osallistumalla hyvin on kokopäiväistä työtä. Jos sinulla ei ole joku, joka voi osallistua ja toimia sihteerinä, pyydä neuvoa-antavien toimihenkilöiden lupaa kirjata kokous.
Tee virvokkeita saatavana
Virvokkeita saatavilla on hyvä idea. Kahvia, teetä, vettä, mehuja ja terveellisiä välipaloja , kuten hedelmiä tai muffineja, ovat mukava kosketus ja aina tervetulleita kokouksiin. Ensimmäisen kokouksen jälkeen sinulla on tunne osallistujien mieltymyksistä juomille ja välipaloille ja voi suunnitella sen seuraavaa kokousta varten.
Rentoutua!
Ennen kaikkea älkää hämmentä esitystäsi. Sinä olet jakamassa näkemyksiänne ja toiveitasi yrityksellesi ja pyytämään neuvoja, eikä vaikutella ketään, jolla on multimediaesityksen vaikutuksia.
Pitkän aikavälin tavoitteena on luoda luottamuksellinen työsuhde neuvottelukunnan jäseniin, joten keskity sen sijaan varmistamaan, että neuvoa-antavan toimikunnan jäsenet poistuvat mielestäsi kuultaviksi ja että he ovat osallistuneet yrityksenne johtamiseen - ja odotan seuraavaan hallituksen kokoukseen.
Olen sisällyttänyt huomautuksia näyteosaston neuvottelukokouksen esityslistaan, joka ohjaa sinut kokousprosessin läpi. Voit vapaasti tulostaa tämän ohjelman ja mukauttaa sen tarpeisiin - voit kopioida sen suoraan Wordiin, Exceliin tai vastaaviin Office -asiakirjaan valitsemalla tekstin ja käyttämällä kopioi / liitä (Windowsin avulla, hahmotella hiirellä valittu teksti , ja paina CTRL-C kopioitavaa ja CTRL-V liittääksesi).
Yrityksesi nimi - (Täytä)
esityslista
Päivämäärä - (täytä)
Sijainti - (Täytä)
| Aloitus / päättymisaika | aktiviteetti |
| 10:00 - 10:05 | esittelyt (Olettaen, että neuvoa-antavan toimikunnan jäsenet eivät ole tavanneet, esittele itseänne ja kaikki hallituksen jäsenet, anna lyhyt esittely heidän asiantuntemuksestaan.) |
| 10:05 - 10:10 | Miksi neuvottelukunta? (Lyhyt kuvaus siitä, miten näet neuvoa-antavan toimikunnan ja ne toimet, joita toivomme, että neuvoa-antava hallitus voi tehdä yrityksestänne. Sisällytä yksityiskohdat, kuten kuinka usein hallitus kokoontuu.) |
| 10:10 - 10:20 | kysymykset (Jos sellaisia on, kysy neuvoa hallituksen jäseniltä, miten he näkevät neuvoa-antavan toimikunnan ja miten he haluavat osallistua.) |
| Keskustelufoorumi: (Lisää kysymys / ongelmanlausekkeesi tähän.) | |
| 10:20 - 10:25 | Keskustelun aiheen esittely (Ääriviivat aiheen historiasta ja siitä, miten se tällä hetkellä vaikuttaa yritykseen, pidättäytyä antamasta näkemyksiä / ratkaisuja tässä vaiheessa.) |
| 10:25 - 11:35 | keskustelu (Haluat pitää ideoita jatkuvasti tässä vaiheessa, älä hylkää tai hylkää ideoita tässä vaiheessa, älä myös anna ideasi / näkemyksiäsi.) |
| 11:35 - 11:50 | Ehdotuksia / päätöslauselmat (Arvioi ideoita, joita ryhmä on kuullut ja valinnut parhaimmat "ratkaisut".) |
| 11:50 - 11:55 | Yhteenveto (Voit tiivistää aiheen, keskustelun ja ryhmän tulokset ja kertoa heille, mitä aiot tehdä.) |
| 11:55 am | hajaantuminen |
Seuraavan kokouksen ajankohta - (Täytä)
Jos käytät tätä aikataulua, tämä on hyvä aika ottaa neuvoa-antavan hallituksen jäsenet hyvään lounaaseen (varsinkin jos välipalat eivät ole olleet kokouksen aikana). Muista, että kokous on ohi ja lounas olisi ensisijaisesti sosiaalinen tilaisuus!
Pidä kokoukset lyhyt
Sinun ei pitäisi koskaan olla neuvottelukunnan kokous, joka kestää kauemmin kuin kaksi tuntia. Kaksi tuntia on tarpeeksi kauan, jotta useimmat ihmiset antaisivat jakamattoman huomionsa käsillä olevaan tehtävään.
Aloita tulevat kokoukset tarkastelemalla aiempia keskustelun aiheita
Seuraavissa kokouksissa sinun on aloitettava tarkastelemalla sitä, mitä olet tehnyt viimeisestä kokouksesta keskusteltavasta aiheesta ja kutsumalla neuvoa-antavan toimikunnan jäsenten kommentteja yrityksenne toimista.
Koska "tavata ja tervehdi" on poissa tieltä, saatat haluta saada kaksi keskustelupaltiota tulevissa neuvottelukunnan kokouksissa. Sinulla voi olla jopa kolme, jos luulet, että ne sopivat mukavasti kahden tunnin muotoon. Mutta sinun ei pitäisi koskaan olla yli kolme.