Ominaisuudet etsiä online-palkkio-ohjelmisto
Ei ole ihme, että monet pienyritykset kääntyvät näiden tehtävien palkkalistoihin.
Mutta mikä palkkalistoilla palvelu on paras?
Mitkä ovat palkkahallintopalvelut?
On olemassa kahdenlaisia palkanlaskentapalveluita: online-palvelut ja (ilman parempaa termiä) henkilökohtaiset palvelut. Verkkopalvelut voivat olla sovelluksia tai verkkopohjaisia. Henkilökohtaiset palvelut ovat yksityishenkilön omistama yritys, joka voi tehdä palkanlaskun verkossa tai joka voi olla paikallinen.
Arviointiprosessi toimii samalla tavoin molempien palkkalistointipalvelujen osalta. Mutta tässä artikkelissa keskitytään verkkopalveluihin. Seuraavassa on joitain ominaisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon:
Kuinka paljon maksaa verkkopalkkauspalvelu?
Ensimmäinen asia, jolta yrittäjät kysyvät, kun etsit palkkapalvelua, on: "Kuinka paljon se maksaa?" Vaikka kustannukset ovat tärkeitä, muut tekijät ovat yhtä tärkeitä.
Harkitse palvelun kustannukset nyt ja tulevaisuudessa. Jos sinulla on vain pieni tai keskisuuri yritys, jossa on vain yksi tai kaksi työntekijää, kannattaa rajoittaa kustannuksia skaalautuvalla palvelulla, jossa kustannukset ovat vähäiset vain muutamille työntekijöille ja jotka lisääntyvät, kun lisäät työntekijöitä ja palveluita.
Useimmille palkkalistoille katselin, hinta on kuukaudessa, joten voit muuttaa milloin tahansa. Useimmat perustivat kustannukset työntekijöiden määrään. Jotkut tarjoavat 1099-mahdollisuuden maksamaan toimeksisaajia, myyjiä tai freelancereita. (Löydät lyhyen luettelon kustannuksista tämän artikkelin lopussa.)
Kustannukset ovat kahdessa tasossa joissakin palveluissa: peruspalvelu, joka laskee ja toimittaa palkanmaksuja, mahdollisesti W-2-palvelua ja täyden palvelun vaihtoehdon, joka myös maksaa ja maksaa palkkasumma- ja veroilmoituksia, mukaan lukien Lomake 941 (neljännesvuosittainen palkkasumman ilmoituslomake).
Mitä pitäisi olla täysipäiväinen palkkahallintopalvelu?
- Asennus, koulutus ja hallintapaneeli. Järjestelmän pitäisi olla helppo perustaa. Sinulla pitäisi olla kojelauta, joka ohjaa sinut prosessien läpi ja voit tarkistaa toimintoja, kuten arkistointi- ja palkkatodistuksia. Koulutuksen tulee olla yksinkertaista, ja siinä on hyviä videoita, joiden avulla voit työskennellä eri prosessien läpi. Millainen palkkasumman tietämys olettaa olet? Useimmilla yritysten omistajilla on vähän tietoa, joten palvelusi tulee tarjota yksityiskohtaiset perustiedot palkanlaskennan ehtoista, palkkakustannuksista ja arkistoista.
- Paychecks . Jokainen näistä järjestelmistä sallii sinun syöttää jokaiselle työntekijälle tiedot, mukaan lukien W-4 lomakkeen liittovaltion tuloveron ennakonpidätyksestä ja muista tarvittavista tiedoista, jotka tarvitaan palkkojen valmisteluun. Järjestelmien tulisi antaa sinun kirjoittaa kirjattuja sekkejä tai tarkistaa suorat talletukset (paras tapa). Tarkista pankki sen vaatimuksista.
- W-2 muodot. Palvelusi tulisi tarjota sinulle W-2 lomakkeet , vuosipalkka ja verotiedot, jotka sinun on annettava työntekijöille tammikuussa. Täyden palvelun vaihtoehto on myös toimitettava nämä lomakkeet sosiaaliturvahallinnolle sinulle sopivana ajankohtana.
- Arkistoida ja tallettaa palkkaverot. Tämä on luultavasti tärkein palvelu. Kun joku lähettää ja maksaa nämä verot, on suuri vastuu. Täyden palvelun järjestelmän on toimitettava sinulle kaikki asian kannalta merkitykselliset palkkasumma- ja työsuhde- asiakirjat. Heidän tulee suorittaa maksut puolestasi asianmukaisten liittovaltion, valtion ja paikallisten sääntelyvirastojen kanssa. Lomakkeiden tulee sisältää lomake 941 - neljännesvuosittainen palkka- ja verolaskelma sekä liittovaltion ja valtion työttömyysmaksutyypit.
Palvelun tulisi myös seurata valtion ja paikallisia palkkasummia, mikä on valtava apu, jos sinulla on eri kaupungeissa ja valtioissa työskenteleviä työntekijöitä.
Mitä muita ominaisuuksia sinun pitäisi odottaa?
Verotakuita. Palvelun tulee taata, että verolomakkeet lähetetään ennen kaikkia määräaikoja ja että maksut suoritetaan ajoissa, joten sinun ei tarvitse maksaa sakkoja tai rangaistuksia . Palvelun tulee sopia maksamasta sakkoja tai rangaistuksia myöhästyneelle arkistointia tai maksua varten. Jos he eivät tee tätä takuuta, älä käytä niitä.
Liikkuva esteettömyys. Sinun pitäisi pystyä käyttämään hallintapaneelia ja tekemään muutoksia, lähettämään tietoja tietokoneellasi, matkapuhelimellasi tai tablet-laitteellasi tai jopa soittamaan tietoja.
Työntekijän itsepalvelu. Joillakin näistä palveluista on kojelauta, jonka avulla työntekijät voivat kirjautua sisään ja saada tietoja heidän nykyisistä palkkatasoistaan.
He saattavat pystyä muuttamaan W-4-tietoja verkossa.
Integrointi kirjanpitojärjestelmään. Ottamalla palkkahallintosi integroituu kirjanpitojärjestelmäsi säästää aikaa ja rahaa. Intuit Payrollia myydään vain QuickBooks Online -palvelulla, joten tämä voi olla hyvä vaihtoehto sinulle, jos sinulla on jo QBO. Patriot-ohjelmistolla on kirjanpitojärjestelmä, jonka voit lisätä palkkasummasi palveluun.
Muita tärkeitä kysymyksiä
Tuki ja palvelu. Tämä on todella tärkeää. Asiat tapahtuvat ja palkanlaskenta on suoritettava tiettyinä aikoina. Sinun on tiedettävä, että palvelu on saatavilla ja hyödyllistä.
Korkein palvelutaso on puhelinsoitto. Minkä tunnin aikana asiakaspalvelussa on?
Toiseksi korkein taso on chat. Mitkä ovat heidän tuntejaan?
Kolmas taso on sähköposti. Kuinka nopeasti palvelu vastaa sähköpostiviesteihin?
Kokeilujakson tai ensimmäisten 30 päivän aikana varmista, että otat yhteyttä useita kertoja arvioidaksesi tarjottua tukea.
Päivityksiä. Palkkasäännöstö ja verokannat muuttuvat aina. Kun arvioit järjestelmiä, kysy, miten he päivittävät ohjelmistonsa ja miten he välittävät nämä päivitykset sinulle.
Turvallisuus. Kuinka turvallinen on heidän järjestelmänsä? Onko pilvessä (luultavasti)? Kuinka usein he varmuuskopioivat?
Muita mahdollisia lisäpalveluita
1099 Huolto. Jotkin näistä järjestelmistä ovat lisämaksuja (lisäkustannuksia), joiden avulla voit maksaa työntekijöille, myyjille ja freelancereille ja antaa heille 1099-MISC-lomakkeita (samanlainen kuin W-2-lomakkeet työntekijöille). Palvelun tulee myös tarjota 1099-MISC-lomakkeiden hakeminen IRS: n kanssa.
Varmistuslähetys . Jos maksat työntekijöitä, jotka eivät ole työntekijöitä, saatat joutua varmuuskopioimaan ennakonpidätyksen maksuista. Jos sinulla on 1099-palvelu, sinun tulee pystyä tekemään tämä ja antamaan raportteja.
Mahdollisten palvelujen tarkistaminen
Kun olet kaventanut valintasi muutamiin palveluihin, tarkista ne. Tarkista online-luokitukset, mutta älä luota niihin liikaa. Parempi paikka tarkistaa on Better Business Bureau . Katso, mitä valituksia on tehty tämän yrityksen vastatessa ja miten heidät on ratkaistu.
Mitä eräitä palkanlaskentapalveluita on harkittava?
Löydät monia palkkalistoja, jos etsit verkossa. Tässä on vain muutamia, joiden avulla voit aloittaa haun. Valitsimme täyden palvelun vaihtoehdon jokaiselle.
Olen ntuit Full Service Payroll. Tämä palvelu on lisäosa QuickBooks Online -palveluun. Hinnoittelu riippuu siitä, mikä versio QBO: sta haluat ja mitä palkkalistoja tarvitset. Hinnoittelu on kuukausittain.
Patriot Payroll -ohjelmisto. Heidän täyden palvelun palkkausjärjestelmä alkaa 25 dollaria kuukaudessa yhden työntekijän, lisäämällä työntekijöiden määrä.
Paychex. Heidän järjestelmä perustuu työntekijöiden lukumäärään. He vaativat kirjallisen tarjouksen potentiaalisesta asiakkaasta ennen hintatietojen julkaisemista.
Gusto: Heidän hinnoittelu on 39 dollaria kuukaudessa perushinta plus 6 dollaria kuukaudessa per henkilö (oletamme, että tarkoittaa per henkilö maksetaan).
ADP: llä on kolme palkkaluokkaa, mukaan lukien HR. Hinnoittelua ei ollut saatavilla.
Kuinka kokeilla palkkajärjestelmää?
Viimeinen kysymys: Ongelma näiden järjestelmien kokeilussa on se, että ne edellyttävät sinua "menemään elämään", ja et voi antaa palkkatuloja useammin kuin kerran. Patriot ja Gusto ovat demoversioita, joita voit kokeilla. ADP: llä on kaksi maksutonta kuukausittaista palkkaluokkaa, mutta se tarkoittaa, että olet sitoutunut käyttämään järjestelmääsi kaksi kuukautta.