W-4, I-9, työhakemus, valtion rekisteröinti ja paljon muuta
Ensimmäinen vastuu paperityöstä ja uusien työntekijöiden määräyksistä tulee heti palkkion jälkeen. Ennen kuin työntekijä aloittaa työnsä ja saa ensimmäisen palkkatyönsä , on joitain lomakkeita, joiden edellytetään olevan työntekijän valmiina. Nämä lomakkeet on täytettävä jokaisen työntekijän mukaan sekä liittovaltion että valtion lain mukaan.
Useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse palauttaa lomakkeita kenellekään, mutta sinun on säilytettävä ne. Kun lomakkeet ovat valmiit, pidä ne tietyssä paikassa, joka on saatavilla työntekijöille ja muille, jotka tarvitsevat nähdä ne. Yhdysvaltain työministeriöllä (palkka- ja aikakauslehden alaisuudessa) on erityiset vaatimukset palkka- ja henkilöstörekistereistä, jotka on pidettävä kaikille työntekijöille.
Liittovaltion, valtion ja paikallisviranomaiset voivat myös tarkistaa työntekijärekisteriisi useista syistä, joten kirjanpito on tärkeää.
01 - Lomake W-4 liittovaltion tuloveron ennakonpidätykselle
Kaikkien uusien työntekijöiden on täytettävä lomake W-4 ennen heidän ensimmäistä palkkatodistustaan. Tämä lomake sisältää tietoja siviilisäädystä, huollettavien lukumääristä ja määrätyistä lisämaksuista. Sitä käytetään laskettaessa lähdeveroja liittovaltion tuloveroihin. Sinun ei tarvitse pitää kopioita kaikista W-4 lomakkeista, vain viimeisimmistä.
Työnantajien ei pitäisi antaa työntekijöille neuvoja tämän lomakkeen täyttämisestä, mutta voit ohjata heidät IRS: n artikkeliin, joka auttaa heitä täyttämään tämän lomakkeen.
Muista käyttää W-4-lomakkeen viimeisintä versiota. Vuoden 2017 verovähennys- ja työlainsäädökset tekivät merkittäviä muutoksia lähdeveroksiin, ja työntekijät saattavat haluta muuttaa omistusosuuttaan, jotta vältetään liikaa veroa heidän palkkasummastaan. Käytä 2018 W-4 lomaketta uusille työntekijöille ja työntekijöille, jotka haluavat tehdä muutoksia lomakkeeseensa.
Työntekijät voivat muuttaa W-4-lomakettaan niin usein kuin haluavat. Esimerkiksi työntekijä saa bonuksen ja haluaa muuttaa ennakonpidätystä. Työnantajan vastuulla on seurata viimeisintä muutosta ja varmistaa, että työntekijöiden palkkatodistukset heijastavat työntekijän toiveita lähdeverosta.
02 - Lomake I-9 ja E-Vahvistetaan työllistymismahdollisuutta koskeva järjestelmä
Työnantajana sinun on dokumentoitava uusien työntekijöiden tukikelpoisuus työskennellä USA: ssa. Asiakirja, jota sinun on käytettävä, on F orm I-9 , Työllisyyskelpoisuusvakuutus, joka on täytettävä jokaisella uudella vuokralla. Uuden työntekijän on toimitettava asiakirjat (a) henkilöllisyydestä ja (b) työkelpoisuudesta.
I-9-prosessiin on kaksi vaihetta. Ensinnäkin työntekijä täyttää lomakkeen ja ilmoittaa, mitä henkilöllisyys- ja työskentelykelpoisuusasiakirjoja käytetään. Sitten työnantajan on tarkasteltava näitä asiakirjoja ja varmistettava, että ne ovat riittäviä ja tarkoituksenmukaisia.
Sinun on pidettävä tämä lomake työntekijän tietueessa, mutta sinun ei tarvitse lähettää sitä kenellekään. Jos maahanmuuttaja saapuu yrityksellesi tai haluaa tarkastaa työntekijäasiakirjat, lomake on todisteena siitä, että olet tarkistanut työntekijän työn kelpoisuuden.
Suuremmat työnantajat (joilla on paljon työntekijöitä) voivat ilmoittautua E-Verify-järjestelmään ja käyttää sitä tarkistamaan uusien työntekijöiden oikeudet työskennellä USA: ssa. Järjestelmä käyttää lomakkeen I-9 tietoja vertailemaan liittovaltion tietokantoihin.
03 - Työhakemuslomake
Jokaisen uuden työntekijän on täytettävä työnhakulomake, vaikka tämä henkilö olisi jo toimittanut työnsä uudelleen. Työnhakulomake sisältää tietoa uudesta työntekijästä, joka voidaan todentaa, kuten edelliset työnantajat ja koulutus. Se sisältää myös useita lausuntoja, jotka hakijan on allekirjoitettava.
Yksi ilmoitus hakemuslomakkeesta todistaa, että hakemuksessa olevat tiedot ovat tosia ja oikeita, kun taas muut lausunnot antavat työnantajalle mahdollisuuden suorittaa vertailutarkastuksia ja taustatarkastuksia.
Jokaisen työntekijän hakemuslomake suojaa sinut työnantajaksi hakijalta, joka tekee vilpillisiä väitteitä, ja antaa sinun ryhtyä toimiin, jos hakulomake ei ole tarkka.
04 - Valtion pitäminen ja rekisteröinti
Työnantajan on rekisteröidyttävä uusiin työntekijöihin valtion uuden vuokrausilmoitusjärjestelmän kanssa. tämä rekisteröinti sallii valtion kerätä lapsiturva-maksuja näiltä työntekijöiltä. Tässä artikkelissa on luettelo valtion ilmoitusjärjestelmistä.
Jokaisella tuloveroa keräävällä valtiolla on työnantajien velvollisuus ilmoittaa ja maksaa nämä verot. Ota yhteyttä valtiosihteisiisi tuloista (tai vastaavista), jotta voit tilata työnantajan tilan. Tämä valtionvirasto antaa myös tietoja lomakkeiden ja vaatimusten pidättämisestä raportoimiseksi ja maksamattomien maksujen maksamisesta.
Veroja, joilla on tulovero, sinun on vähennettävä nämä verot työntekijöiden palkkasummasta ja lähetettävä pidättämättömät verot asianmukaiselle valtion virastolle.
05 - Tarkistuslista uusien työntekijöiden palkkaamiseksi
Tässä on 12-vaiheinen tarkistuslista uusista vuokrausmenetelmistä, joten et unohda mitään. Se sisältää työnantajan tunnistenumeron (liittovaltion työnantajan tunnusnumero), joka rekisteröi IRS: n verotusraportoinnissa ja maksuissa sekä kirjautuu valtion verotusyksikköön (jos valtion tuloveroa vaaditaan). Myös muut rekisteröinnit ja vaatimukset on lueteltu.
06 - One More Thing - Työntekijän käsikirja
Jos yrityksellesi on useita työntekijöitä, sinulla on oltava työntekijöiden käsikirja tai käytäntöjen ja menettelyjen käsikirja. Käsikirjassa voi olla työprosessien kuvauksia ja etuja politiikan ja menettelyjen lisäksi.) Kaikkien uusien työntekijöiden tulisi saada kopio tästä käsikirjasta ja allekirjoittaa, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet sen.
Työntekijöiden käsikirja tulee olemaan oikeudellisesti sitova asiakirja sekä teille että työntekijöillesi. Työntekijöiden käsikirjan lukemisen avulla voidaan estää tyytymättömät työntekijät, odottamattomat odotukset ja mahdolliset oikeudenkäynnit.