10 vinkkejä kirjoittamiseen parempaa lahjoittajaa Kiitos kirjeistä

by Joanne Fritz

Et voi koskaan sanoa kiitoksia liian hyvin tai liian usein

Kiitokset luovuttajasta lopettaa yhden tapahtuman, mutta rakentaa silta tulevalle tuelle ja syvemmälle sitoutumiselle. Tee se hyvin, ja olet matkalla tulevaisuuden varainhankintaan menestykseen.

Tässä on kymmenen vinkkejä siitä, että kiitos kirje oikein.

01 - Ota se postitse nopeasti

Neljäkymmentäkahdeksan tuntia on ihanteellinen käänne kiitos kirjeelle. Jos se on mahdotonta, tavoite enintään viikossa. Haluat, että lahjoittaja muistaa, että hän teki lahjoituksen, jotta kiitoksesi vahvistaisi hänen toimintansa ja palkitsee hänet antamaan.

Kirjeen saapuminen nopeasti nopeasti tekee hyväntekeväisyyteen liittyvän nimesi kiinni lahjoittajan mieleen, vakuuttaa hänelle, että olet saanut lahjoituksen ja vaikuttamaan hänet tehokkuutesi ja huomaavansa.

Jopa online-avunantajien pitäisi saada postitettu kiitos kirje , mutta se on kallista, ja monet ei-kaupalliset edut siirtyvät verkkoon mahdollisimman paljon. Tällöin varmista, että online-lahjoittaja ei ole saanut vain sähköposteja. Ota aikaa muokata sähköpostiviestiä kiittää ja muokata sitä ikimuistoiseksi

Harjoittele parhaita käytäntöjä sähköpostitse kiitos kirjeitä . Täydellisissä sähköpostiosoitteissa kiitos kirjeesi voi mennä huomaamatta, joten kiinnitä huomiota sen aihepiiriin ja varmista, että rivillä "on" selvästi tunnistetaan organisaatiosi.

On paljon esteitä luovuttajan kiittämisestä sähköpostitse, jonka saatat unohtaa. Sen täytyy jäädä pois SPAM-kansioon , kiinnittää luovuttajan huomion ja houkutella häntä avaamaan viesti. Älä anna sähköpostin helppousta ja suhteellisen alhaisia kustannuksia sokea sen puutteisiin.

02 - Tee se henkilökohtaiseksi

Muokkaa kiitos kirjesi luovuttajan nimeä (tarkista oikeinkirjoitus ja älä koskaan soita Ms a Mr) ja kirjoita suoraan henkilöön. Etunimet ovat voimakkaita.

Se, mikä toimii varainhankintakirjeellä, toimii myös kiitos kirjeellä. Käytä esimerkiksi henkilökohtaisia persoonallisuuksia , kuten "sinä", "me" ja "I."

Sisällytä tietoja luovuttajasta, kuten kuinka kauan he ovat olleet lahjoittajia tai olette nauttineet näkemästä heitä viimeisessä tapahtumassa. Ehkä lahjoittaja on saanut palkinnon tai hankkinut. Voit vapaasti lisätä sen kirjeeseesi.

Hyvä lahjoittajatietojärjestelmä on paras ystäväsi tässä persoonallisuuden tasossa. Useimmat järjestelmät, jopa edulliset, pystyvät saamaan nykyiset tiedot luovuttajistaan.

Milloin he viimeinkin antoivat? Ovatko he vapaaehtoisia? Milloin viime kerralla luovuttajalla oli yhteyksiä organisaatiosi kanssa ja mikä oli tämän vuorovaikutuksen luonne?

Jos tämä on ensikäden lahjoittaja, lähetä tervetuliaispaketti ja pyydä lahjoittajaa ilmoittamaan uutiskirjeitä ja ilmoituksia.

Jos kiität pitkäaikaista luovuttajaa, harkitse käsinkirjoitettua muistiota kuin virallista kirjettä tai muuta luovaa tapaa sanoa kiitos .

03 - Koordinoi se kampanjan teemojen kanssa

Koordinoi kiitos avustuksen tai kampanjan kanssa, joka toi lahjoituksen.

Luo mallipohjan kiitos kirjeelle, kun kirjoitat varainhankintamateriaaleja. Ajattele sitä osana kampanjapakettia. Jos lahjoitus on vastauksena johonkin muuhun ärsykkeeseen ... ehkä tapahtuma, jonka te järjesti ... liittää kirjeen tähän tapahtumaan.

Täysi ympyrä, joka palaa valitukseen, parantaa organisaatiosi nimensä tahmeutta luovuttajan mielessä. Se on myös rauhoittava luovuttajalle.

Jos lahjoitus on vastauksena tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, kehitä luovutuksen aloitussivu verkkosivustollesi nimenomaan kyseisille luovuttajille.

Yleinen on pois. Spesifisyys mitä lahjoittaja näki, joka pakotti hänet antamaan hänelle on välttämätöntä. Jos lahjoittaja esimerkiksi lahjoitti maanjäristyksen uhreja, varmista, että kiitoksesi viittaa tilanteeseen.

04 - Käytä tarinoita avunantajien liittämiseen tuloksiin

Apua lahjoittajille visualisoivat kuinka heidän rahojaan käytettiin Paras tapa tehdä tämä on kertoa tarina tietylle henkilölle, jolle lahjoituksen auttoi. Tarinan ei tarvitse olla pitkä. Vain muutamia lauseita ja henkilön nimen käyttö voi riittää herättämään empatiaa luovuttajalla.

Tee lahjoittajasi näiden tarinoiden sankari. Hän teki tämän tarinan mahdolliseksi. Pidä kartoitus tarinoista hyvistä tekijöistä, joita hyväntekeväisyytesi saavuttaa. sitten aseta kopiointikappaleet käyttäen näitä tarinoita ja pudota ne kiitos kirjeisiasi tarvittaessa.

Tarinoiden muuttaminen usein pitää kirjaimet tuoreina ja helpottaa useiden kirjainten lähettämistä ilman, että jokainen niistä on täysin uusi.

Vaikka palvelisit ihmisiä, jotka ovat arkaluonteisissa tilanteissa ja sinun on suojeltava heidän henkilöllisyyttään, on tapoja kertoa heidän tarinoille vaarantamatta heidän yksityisyyttään.

05 - Pyydä todellinen henkilö allekirjoittamaan kirjeenne

Vältä digitaalisia allekirjoituksia, ellet lähetä tuhansia kirjaimia kerrallaan. Silloinkin varauskirjeet, jotka koskevat lahjoittajia, antavat merkittäviä lahjoituksia pääjohtajalle, hallituksen puheenjohtajalle tai vapaaehtoisen varainhankintajohtajalle allekirjoittamaan. Käytä näille kirjaimille oikeita ensiluokkaisia postimerkkejä.

06 - Lisää henkilökohtainen käsin kirjoitettu muistiinpano

Pyydä tarvittaessa pääjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja lisäämään henkilökohtainen huomautus kirjeeseen. Pitkäaikaiset lahjoittajat, jotka tuntevat ED: nne tai hallituksen jäsenet, pitävät tätä erityisen ilahduttavana.

Mainitsemalla äskettäin tapahtunut tapahtuma, jossa lahjoittaja osallistui, muistuttaa lahjoittajalle miellyttävää kokemusta ja lisää aitoutta muistiinpanoon. Harkitse sellaisten vapaaehtoisten kanssa, jotka voivat kirjoittaa muistiinpanoja kirjeisiin tai liittää muistiinpanoja käsinkirjoitetuilla viesteillä.

07 - Sisällytä vastaus kirjekuoriin

En suosittele pyytämään uutta lahjoitusta kiitoskirjeessä. Rehellisesti, se kääntää ihmiset pois enemmän kuin luulet. Kuitenkin vain vastauskirjeen sisältäminen voi muistuttaa lahjoittajaa siitä, että tulevat lahjoitukset ovat tervetulleita.

Monet lahjoittajat pitävät nämä kirjekuoret ja käyttävät niitä lahjaksi myöhemmin ... tai jopa heti. Varainhankinnan perusteet Andrew Olsen on innostunut siitä, että vastaus kirjekuoreihin kuuluu kiitos kirjeisiin. Hän on löytänyt hyväntekeväisyysjärjestöjä, jotka käyttävät tätä taktiikkaa uusille luovuttajille "toisen lahjan muuntokurssit, jotka ovat missä tahansa 8-12% korkeammat kuin organisaatiot, jotka eivät sisällä niitä".

08 - Käytä kirjainta verotulona

Avunantajan kiitos voi olla myös kuitti. Sinun on annettava kuitti vuosittain verotuksessa, jos lahjoittaja antaa 250 dollaria tai enemmän , ja voit sisällyttää tämän ilmoituksen tähän kirjeeseen.

Kiitos kirjeissä tänään sisältävät tyypillisesti asianmukaiset tiedot aina, kun luovuttaja antaa, onko verkossa, sekillä tai kuukausittain antamalla .

On hyvää käytäntöä myös antaa yhteenveto annettavasta varainhoitovuodesta ensi vuoden alussa juuri silloin, kun lahjoittajat valmistelevat yleensä veroilmoituksiaan . Muista vain, että kuitti ei ole kiitos . Kirjeen on oltava pieni osa kirjainta.

09 - Kutsu enemmän osallistumista

On aina mukavaa sisällyttää kutsumus vierailla virastossa ja nähdä työsi ensikäden.

Nykymaailmassa, jossa saatat hakea lahjoituksia ihmisiltä ympäri maailmaa, sitoutuminen voidaan saavuttaa sosiaalisen median kautta. Kannusta luovuttajaa seuraamaan organisaatiota Facebookissa ja Twitterissä tai muissa sosiaalisissa verkostoissa , joihin osallistut.

Koska postitetussa kirjeessä ei ole hyperlinkkejä, anna verkkosivustosi osoite ja varmista, että sosiaalisen median painikkeet ovat helposti löydettävissä.

Sisällytä nimenomainen kutsu verkkosivustolle ja napsauta kyseisiä painikkeita ja kirjaudu sähköpostiisi uutiskirjeeseen tai muuhun viestintään. Sosiaalisen median kuvakkeet ovat joitain tärkeimpiä elementtejä hyväntekeväisyyssivustosi verkkosivuilla.

10 - Lisää viesti ja anna yhteystiedot

Olemme kaikki leikkureita. Siksi useimmat meistä lukevat kirjeen yläosan ja ohittavat sitten PS: n. Sitten voimme palata takaisin ja lukea loput kirjeestä. Suoramarkkinoinnin markkinoijat tietävät kaikki PS: stä ja sisällyttävät sen aina. Joskus heillä on enemmän kuin yksi.

Kiitos kirjeen PS: lle saatat haluta viitata uudelleen antamasi tarinan ("Michael ja Jane ovat turvallisia ja onnellisia sinusta") tai anna tärkeitä yhteystietoja sinne.

Luovuttajilla pitäisi olla organisaatiossa olevan henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joihin he voivat ottaa yhteyttä kysymyksiin. Asiakaspalvelu on yhtä tärkeä kuin voittoa tavoittelemattomille yrityksille, joten avunantajan on helppo löytää todellinen henkilö, jos heillä on ongelma.