Ennustaminen on forearmed. Ennen kuin lähetät W-2 lomakkeet työntekijöille ja lähetät nämä lomakkeet sosiaaliturvahallinnolle (sekä lähetyslomake W-3 ), tutustu näihin yleisiin virheisiin ongelmien välttämiseksi.
Arkistointi W-2 lomakkeita myöhään
Vuoden 2016 verovuodesta alkaen W-2-lomakkeiden (ja 1099 lomakkeen) jättöpäivä on siirretty 31.1. Asti. Työntekijän 2017 W-2 lomakkeet on toimitettava sosiaaliturvalaitokselle viimeistään 31. tammikuuta , 2018.
Seuraukset ovat myöhästyneitä. Lue lisää W-2 ja 1099 -lomakkeiden uusista määräajoista.
Käyttämällä väärän vuoden W-2-lomaketta
Käytä vuoden W-2 lomaketta, jolloin tulo oli verotettavaa, ei vuotta, jona lomake on jätetty. Esimerkiksi vuonna 2015 palkkatyöntekijät käyttävät 2016 W-2-lomaketta ; tämä lomake annetaan työntekijöille ja jätetään sosiaaliturvalaitokselle vuonna 2017.
Hakemusten jättämisen määräajat puuttuvat. Sinun on annettava W-2-lomakkeet työntekijöille viimeistään tammikuun lopussa ja sinun on toimitettava nämä lomakkeet sosiaaliturvalaitokselle viimeistään helmikuun lopussa. Määräajat muuttuvat vuosittain riippuen siitä, milloin päivämäärä on kalenterissa. Jos määräaika on viikonloppuna tai lomalla, päivämäärä siirretään seuraavaan arkipäivään. Tässä ovat täsmälliset määräajat vuoden lopun palkkasummaveroille kuluvalle vuodelle.
Ei hyväksyttyjen W-2-lomakkeiden käyttäminen
Et voi ladata W-2-lomaketta, kopioida ja käyttää sitä.
Punainen A on erityinen muste. Sinun on saatava hyväksytyt lomakkeet toimistotarvikeyhtiöltä, IRS: ltä tai ohjelmistoyritykseltä. Lue lisää siitä, mistä saat hyväksytyt W-2-lomakkeet.
Sosiaaliturvan epäonnistumisen pysähtyminen
Sosiaaliturvan lähdevero on pysäytettävä sosiaaliturvamaksulla verotettavien palkkojen osalta joka vuosi.
(Tämä enimmäismuutos suurimmassa osassa vuosia heijastaa elinkustannuksia.) Vaikka tämä ei ole nimenomaan W-2-virhe, se on yleistä ja aiheuttaa sinut raportoimaan työntekijälle sosiaaliturvapalkkaa. Tämän jälkeen sinun on annettava ylimääräinen summa työntekijälle ja korjattava sekä W-2: n että lomakkeen 941 , neljännesvuosittaiset palkka- ja verolaskelmat miltä tahansa vuosineljännestä, jotka heijastavat liikaa. Jos työntekijä esimerkiksi saavutti enimmäismäärän sosiaaliturvamaksuissa syyskuussa, sinun on muutettava lomake 941 kolmannella vuosineljänneksellä.
W-2 lomakkeiden lähettäminen IRS: lle
Sosiaaliturva-lomakkeet on annettava työntekijöille tammikuun loppuun mennessä ja toimitettava sosiaaliturvalaitokselle helmikuun loppuun mennessä sekä lähetyslomake W-3, joka kerää kaikki tiedot kaikista W-2: stä.
Ei saada IRS: n luopumista ei-eilen
Työnantajien, jotka tallentavat 250 tai useampia W-2 lomakkeita, on annettava luopuminen, jos he eivät halua sähköistä arkistointia. Lue lisää siitä, miten saat vapautuksen W-2 lomakkeista sähköisessä muodossa (PDF).
Näiden yleisten lomakkeiden virheiden tekeminen lomakkeeseen W-2
Yleisimpiä lomamuotoja W-2-lomakkeissa ovat:
- Ei sisälly desimaaleja ja senttiä määrään
- Jos mustetta ei käytetä (liian vaalea)
- Merkkien kirjoittaminen liian suuri tai liian pieni. IRS ehdottaa, että käytät 12 pistettä. Courier-fonttityyppi W-2: n tulostamiseen.
- Virheellinen muotoilun työntekijän nimi. Työntekijän etunimi ja keskimmäinen alkuviite menevät ensimmäiseen ruutuun, työntekijän sukunimi menee toiseen ruutuun, ja kaikki jälkipisteet (kuten "Jr.") tulevat kolmanteen ruutuun.
Rahoitusohjelmiston avulla voit välttää monia virheitä W-2-lomakkeissa, erityisesti virheissä, ja ohjelmisto voi varoittaa sinua, kun saavutat sosiaaliturvamaksun enimmäispalkkamäärän. Katso tämä artikkeli Rosemary Peavler, Business Finance -oppaasta, kirjanpidon ohjelmistosta 2012 , keskittyen ohjelmia, jotka sisältävät palkkalistoja.
Miten korjata W-2-lomake
Sinun on annettava jokaiselle työntekijälle W-2-lomake kunkin vuoden tammikuun loppuun mennessä (edellisen kalenterivuoden osalta), mutta sinun ei tarvitse lähettää näitä lomakkeita sosiaaliturvalaitokselle (SSA) helmikuun loppuun asti. Tämä viive aikaansaa virheiden korjaamisen.
Jos voit korjata virheen ennen arkistointia SSA: lla, tee korjaus ja lähetä oikaistu lomake.
Jos havaitset virheen SSA: n jälkeen, sinun tulee toimittaa korjattu W-2 sekä korjattu lähetyslomake W-3c).
Lue lisätietoja W-2-lomakkeiden korjausten tekemisestä sen jälkeen, kun olet lähettänyt sen sosiaaliturvahallinnolle.