01 - Executive Buy-In
02 - Nykyisten tietojen rationalisointi
Jokainen yritys, joka on hankkinut tietoja tietyn ajan kuluessa, sisältää toimittajatietokannan, joka sisältää nykyisiä, päällekkäisiä, vanhentuneita ja virheellisiä tietoja. Jos yritykselläsi on useita maantieteellisesti erillisiä osastoja, epätarkkuuden taso kerrotaan. Jotta voidaan toteuttaa maailmanluokan ostostrategia, jokaisesta osastosta saadut tiedot on päivitettävä nykyisten toimittajatietojen mukaan ja järkeistettävä, jotta voidaan poistaa päällekkäiset, virheelliset ja tarpeettomat tiedot. Etuna yrityksesi tarkkoja tietoja kohtaan on se, että se mahdollistaa päätösten tekemisen tarkasti. Sen avulla osastosi voi analysoida kuluja useammassa kuin yhdessä ostopaikassa käytetyissä toimittajissa. Kun ymmärrys siitä, missä rahaa käytetään yrityksessä, yrityksellä on suurempi vaikutusvaltaa myyjien kanssa.
03 - Hyödynnä toimittajien kannustinohjelmia
Yritykset ovat normaalia maksamaan myyjille mahdollisimman myöhään. Jos myyjällä on sopimus 45 päivän ajan, he eivät koskaan saa maksua ennen 45 päivää. Jotta yritykset kannattaisivat laskujaan ennen neuvottelupäivää, myyjät ovat antaneet alennuksia, alennuksia ja muita kannustimia. Mutta myyjät ovat havainneet, että kannustimista huolimatta yritykset eivät vielä maksa ajoissa. Yksi teoria on, että yritykset syöttävät maksuehdot ERP-järjestelmäänsä ja unohtavat sen. Tarkastukset leikataan kyseisten tietojen perusteella ja myyjän kannustimia ei koskaan toteuteta. Maailmanluokan ostostrategiassa tulisi ottaa huomioon nämä alennukset, ja yritysten olisi varmistettava, että ne käyttävät kaikkia mahdollisia kannustimia. Näissä vaikeissa taloudellisissa ajoissa yrityksillä ei ole varaa luopua merkittävistä alennuksista. Lisäksi myyjien kanssa käytävissä neuvotteluissa olisi myös oltava suurempia alennuksia tavaroiden vastaanottamisesta tai jopa ennakkomaksusta.
04 - Toimittajan arvioiminen
Hyvän ostostrategian tulisi sisältää menetelmä, jolla myyjät mitataan. Arviointiprosessin tulisi sisältää paitsi toimituskyky, mutta myös seurata vähemmän ilmeisiä mittareita, kuten toimituksen alittavuus tai ylittäminen, toimitettujen tuotteiden laatu ja toimittajan asiakaspalvelun suorituskyky. Nämä muuttujat eivät aina ole mitattavissa olevia arvoja, mutta joskus metrijärjestelmä on subjektiivinen. Jos politiikan suuntaviivoja sovelletaan subjektiiviseen arviointiin, kaikki toimittajat voidaan mitata tasaisesti. Älä unohda antaa myyjille tietää, että heitä arvioidaan. Jos he tietävät, että asiakkaat katsovat heitä, he ehkä nostavat pelin.
05 - Ostoalan ammattilaiset
Niin monet yritykset uskovat, että peruskoulun taidot ovat ainoa ennakkoedellytys ostopaikalle. Tämä näkemys on uskomattoman naiivi, kun otetaan huomioon, että nämä toimihenkilöt vastaavat suuren määrän yrityksen resursseja. Ostovoima on keskeinen osa maailmanluokan hankintaorganisaation toteuttamista. Maailmanluokan hankintaorganisaatioiden taidot edellyttävät liiketoiminnan ostamista, analyyttisiä taitoja, neuvottelutaitoja ja ihmissuhdetaitoja. Riistelemalla ostamasi osastosi työntekijöistä, jotka ovat perehtynyt näihin taitoihin, yrityksesi voi löytää itsensä sidottuihin sopimuksiin, ovat väärät toimittajat, vääriä materiaaleja ja väärää hintaa. hankintaorganisaatiot käsittävät tietoja liiketoiminnasta, johon he ostavat, analyyttiset taidot, neuvottelutaidot ja ihmissuhdetaidot. Riistelemalla ostamasi osastosi työntekijöistä, jotka ovat perehtynyt näihin taitoihin, yrityksesi voi löytää itsensä sidottuihin sopimuksiin, ovat väärät toimittajat, vääriä materiaaleja ja väärää hintaa.
06 - Toimittajamäärän vähentäminen
Yrityksillä on satoja myyjiä, joista osa on tuhansia, monilla on tuhansia, jopa kymmeniä tuhansia. Järjestelmän tuhansilla toimittajilla ei ole vain huomattavaa ylläpitoa, vaan se voi olla myös erittäin kallista. Jos osto-osasto tekee tilauksia kahdestakymmenestä eri toimittajalta joka päivä, se voi tarkoittaa kaksikymmentä ostotilausta, jotka on lähetettävä, kaksikymmentä toimituskustannusta, jotka on maksettava, ja kaksikymmentä tavaratodistusta, jotka on käsiteltävä tavaroiden saapumisen yhteydessä. Lisäksi lisäkustannukset ovat luultavasti säästöjä, joita ei toteuteta. Kuinka moni näistä kaksikymmentä myyjistä myy samat tai samankaltaiset tuotteet. Jos kaksikymmentä toimittajaa alennetaan viiteen, käsittelykustannukset pienenevät ja todennäköisesti materiaalin kustannukset on neuvoteltu pienemmiksi.
07 - Keskitetty hankinta
Jos yrityksellesi on useita maantieteellisesti hajautettuja paikkoja, saatat ajatella, että on mahdotonta toteuttaa maailmanluokan ostostrategiaa. Yrityksille on järkevää ajatella, että niiden kokonaiskulutus on keskeinen tehtävä. Keskitetyn hankintaorganisaation avulla yritys voi tarkistaa koko ostonsa ja valita myyjät, jotka pystyvät tarjoamaan suurimman osan tuotteista parhaimmillaan. Tämä skenaario ei kata kaikkia kohteita, joita käytettiin kaikissa paikoissa, ja keskusostoorganisaation olisi toimittava paikallisten toimittajien kanssa paikallisten toimittajien etsimiseksi, jotka helpottavat etäpaikan tarvetta.
08 - Suurin osa myyjistä
Sopimus myyjän kanssa käydyllä neuvottelulla voi olla pitkään jatkunut tapaus, jossa osapuolet eivät ole tyytyväisiä lopputulokseen. Jos sinulla on huono suhde toimittajiisi sopimuksen alkaessa, se ei ole tavoite, jolla maailmanluokan hankintaorganisaatiot toimivat. Toimittajat ovat tärkeä osa toimitusketjuasi. Annetut materiaalit vaaditaan tiettyinä päivinä, jotta tilauksesi lähetetään asiakkaalle lupaamispäivänä. Jos toimittaja on kumppani eikä vain toinen myyjä, se varmistaa, että tilauksesi ovat oikeat ja ajoissa. Sinun myyjien kanssa käytävien neuvottelujen olisi keskityttävä myyjän etuihin. osoittaa heille, että jos olet onnistunut, he onnistuvat. Neuvottelut, joissa keskitytään seuraamuslausekkeisiin ja huonoon laatuun ja vanhentuneisiin toimituspäiviin liittyvistä sakkoista, jättävät myyjän vähemmän kuin halukkaita vastaamaan vaatimuksiasi.
09 - Teknologian maksimointi
On olemassa joitakin yrityksiä, jotka käyttävät edelleen Rolodexeja, paperimyyntisovelluksia ja kutsuvat ostotilauksiaan myyjiin. Useimmilla on jonkinlainen osto-ohjelmisto, vaikka se olisi Excel-laskentataulukko, joka seuraa tilauksia ja kokonaiskuluja. Enterprise Resource Planning (ERP) -ohjelmiston käyttöönoton myötä yritykset voivat integroida osto-osastonsa toimitusketjunsa hyödyntämään reaaliaikaisia tietoja. Kuitenkin monet yritykset pysähtyvät. Maailmanluokan ostostrategiat menevät entisestään hyödyntämään ERP-järjestelmien tarjoamia etuja. Yritykset voivat ottaa käyttöön työnkulun tekniikat omissa ERP-järjestelmissä automatisoimaan hyväksynnät ja maksut, mikä lyhentää aikaa, jonka hankintahenkilöstön on toimittava. Tietokannoissa voidaan käyttää tuhansia ostotapahtumia tuottavia tietoja, joiden avulla voidaan hankkia ammattilaisia, joilla on mittauksia toimittajien arvioinnissa ja sopimusneuvotteluissa.