Hyvä Office-hallinta on hyvä perimäsi
1. Aseta toimistonhallintarutiinit ja pidä niitä kiinni.
Rutiininomaiset tehtävät tarvitsevat rutiinimenettelyjä, jos haluat pysyä järjestäytyneinä ja pitää asioita sujuvasti.
Määritä rutiinit paperitoimintojen ja toimistojärjestelmien käsittelyyn. Esimerkiksi, mikäli mahdollista, jokainen paperi, joka tulee toimistossasi, tulee käsitellä kerran, toimia ja arkistoida - ei sattumanvaraisesti kasattu pöydälle. Vastaavasti digitaalisen viestinnän, kuten sähköpostiviestien, tulisi olla etusijalla ja toimia heti, mikäli mahdollista tai merkitä tulevaa toimintaa varten.
Toimistojärjestelmät, kuten pöytäkoneet, kannettavat tietokoneet, tiedostopalvelimet, monitoimitulostimet ja mobiililaitteet, tarvitsevat sekä hallinto- että hätätilanteita. Kun järjestelmä kaatuu tai tietokoneeseen liittyvä laitteisto epäonnistuu, jokaisen toimistossa sinun on tiedettävä kuka soittaa ja mitä ei tehdä (kuten yrittää itse korjata ongelman). Opi kolme vaihetta kriittisten yritystietojen suojaamiseen.
2. Määritä selvästi määritellyt vastuut.
Hyvä toimistonhallinta riippuu ihmisistä, jotka tietävät, kuka on vastuussa siitä, mitä - he ovat vastuuntuntoisia ihmisiä, jotka saavat asiat tekemään.
Mitä esimerkiksi tapahtuisi, jos pienyrityksesi osto kuka tahansa, milloin tahansa? Pystytkö löytämään tulostimen paperin kun tarvitset sitä? Kaikkien laitteiden ja tarvikkeiden tilaamisesta vastaava henkilö ratkaisee ongelman ja pitää asiat sujuvasti. Pyydä työntekijöitä lähettämään tietylle henkilölle pyyntöjä tarvikkeista tai kirjoittamaan käsin kirjoitettu luettelo näkyvään paikkaan, jossa ihmiset voivat lisätä tarvitsemansa.
Se on sama (tietokone) järjestelmien hallinnassa. Sinulla on oltava yksi henkilö, joka vastaa tietokoneesi tietoturvasta ja joka seuraa asioita, kuten tilit, salasanat ja ohjelmistot. Käyttämällä pilvipohjaisia järjestelmiä toimistosovelluksiin, kirjanpito-ohjelmistot ja tietojen tallennus ovat ihanteellinen ratkaisu pienyrityksille, mutta sinun on silti oltava luotettava henkilö, jonka tehtävänä on hallinnoida tehtäviä, kuten käyttäjien lisääminen / poistaminen, käyttöoikeuksien myöntäminen jne.
3. Pidä kirjaa - ja pidä yritystiedot ajan tasalla.
Pidä kirjaa kuulostaa helpoimmaksi osaksi hyvää toimistojohtamista - kunnes pidät tarpeelliseksi pitää nämä tietueet helposti ja päivittäin. Mutta ensimmäinen sääntö hyvän toimipäällikön auttamiseksi auttaa sinua tarttumaan tähän; päivittää tietueita toimistojärjestelmään. Kun saat esimerkiksi uuden asiakkaan tai asiakkaan, se vie vain hetken sisään hänen yhteystietokantaansa. Sitten se kestää hetken tai kaksi päivittämään tietueen sen jälkeen kun olet puhunut puhelimellesi.
(Huomaa myös, että useimmilla lainkäyttöalueilla on tietosuojasäädöksiä, jotka säätelevät asiakastietojen käsittelyä.)
4. Käy läpi toimistosi ja istu.
Onko toimistosi esimerkki avaruuden hallinnoinnista tai avaruuden hallinnasta?
Kun käydät toimistossa, joutuisiko kiertää esteiden ympärillä tai vaarantaa jotain?
Kun istut pöydällä, voitko todella työskennellä mukavasti siellä? Ovatko asiat loogisesti järjestetty niin, että asiat, joita käytät eniten työpöydällä, ovat lähimpänä kättä?
Nykyään toimistoissa on paljon asioita, tulostimesta seisoo arkistokaappeihin . Hyvän toimistohallinnan varmistamiseksi sinun on varmistettava, että toimistossa kaikki asiat järjestetään mahdollisimman tehokkaaksi ja turvalliseksi. Pien- tai kotitoimiston suunnittelun perusteet tarjoavat vinkkejä toimistotilojen virran, valaistuksen ja ilmanvaihdon tarpeisiin turvallisesti.
5. Ajoittaa tylsiä töitä.
On liian helppoa siirtää asioita, joita et pidä tekemästä, ja useimmat liikemiehet eivät nauti sellaisista tehtävistä kuin arkistointi , toimittaminen ja vastaanottaminen tai kirjanpito - jopa toimiston johtajat.
Valitettavasti toimisto, kuten keittiö, ei toimi kunnolla ilman työtä.
Jos olet pienyrittäjä, joka on kykenevä antamaan mitä tahansa, jota pidät tylsää tai epämiellyttävää työtä jollekin muulle, pakota itsesi siihen, että saat säännöllisesti aikataulun viikoittain. Esimerkiksi aamulla tai iltapäivällä voit käyttää kylmäpuheluita , palauttaa etupainotteisia sähköpostitutkimuksia, tehdä sosiaalisen median lähetyksiä , kirjautua kirjanpitoon tai päivittää tietueita.
6. Delegate ja ulkoistaa.
Täydellisessä maailmassa jokainen tekisi vain mitä hänellä oli aikaa tehdä ja teki hyvin. Koska maailma ei ole täydellinen, sen sijaan monet ihmiset tekevät asioita, joilla heillä ei ole aikaa tai lahjakkuutta tehdä hyvin.
Delegointi ja ulkoistaminen voi parantaa pienyritysten toimiston hallintaa, mutta voit myös keskittyä teidän kykyihinsä parantamaan tosiasiallisesti. Osa-aikainen tai virtuaalinen avustaja voi pystyä käsittelemään monia toimistosi tai hallinnollisia tehtäviäsi. Lisätietoja siirrosta on kohdassa Päätä lähetystoiminnassa .
7. Tee liiketoimintasuunnittelu ensisijaiseksi.
Monet pienyrittäjät viettävät päiviä toimimalla ja reagoimalla - ja sitten miettimään, miksi he näyttävät pyöriessään pyöriä. Liiketoiminnan suunnittelu on tärkeä osa hyvää toimistonhallintaa, ja sen on oltava osa säännöllistä toimistosi rutiinia.
Onnistuneet pienyrittäjät viettävät viikoittain aikaa liiketoimintasuunnittelua varten, ja monet käyttävät päivittäisiä liiketoimintasuunnitelmia tavoitteiden asettamisen ja kasvun välineenä.
Tämä liiketoimintasuunnitelma on loistava pohja liiketoiminnan suunnitteluprosessin aloittamiselle. se laatii pienyrityksille liiketoiminnan suunnittelun puitteet ja tarjoaa resursseja kaikesta kirjoitusnäkymän kirjoittamisesta liiketoiminnan tavoitteiden asettamiseen .
Jos sinulla on henkilökuntaa, ota heidät mukaan liiketoimintasuunnitteluun , joko muodollisesti tai epävirallisesti.
Rakastatte eroa
Älä anna kaaoksen häiritä liiketoimintaa. Kun aloitat näiden seitsemän hyvää toimistojohtamisen periaatetta, sinun tulee hämmästyttämästä eroa hyvään toimistohallintoon - ja kuinka paljon enemmän yrityksesi teet.
Katso myös:
Miksi cloud computing on ihanteellinen pienyrityksille