Joka vuosi työnantajien on lähetettävä raportti työntekijöilleen, jotka osoittavat heidän kokonaispalkansa ja vähennyksensä, jotta työntekijät voivat sisällyttää tiedot heidän tuloverotuloistaan. Raportit on myös toimitettava sosiaaliturvalaitokselle. Tämä raportti on W-2-lomake.
Ennen kuin valmistaudut ja lähetät W-2 lomakkeita työntekijöille ja sosiaaliturvalaitokselle, noudata näitä ohjeita varmistaaksesi, että kaikki toimii sujuvasti.
01 - Varmista, että olet luokitellut työntekijät oikein
Työntekijä on työntekijä, joka tekee työn työnantajan suuntaan. Yleensä jokainen, joka suorittaa palveluja organisaatiolle, on työntekijä, jos organisaatio voi valvoa mitä tehdään ja miten se tehdään.
Toisaalta itsenäinen urakoitsija on henkilö tai yritys, joka tarjoaa palveluja toiselle yksilölle tai yritykselle. Riippumaton urakoitsija on erillinen liiketoimintayksikkö eikä sitä pidetä työntekijänä. Joitakin esimerkkejä itsenäisistä urakoitsijoista ovat konsultit, agentit tai välittäjät. Itsenäisten urakoitsijoiden työ on usein satunnaista tai ei ole olennaista yritykselle; esimerkiksi siivouspalvelu, palkanlaskentaohjelma tai IT-palvelu.
Lue lisää työntekijöiden luokittelusta työntekijöinä tai itsenäisinä urakoitsijoina ja ota yhteyttä työantajaan avusta.
02 - Tarkista jakelu- ja arkistointipäivät kuluvalle vuodelle
W-2-prosessiin liittyy kaksi vaihetta. Ensimmäinen vaihe on jakaa W-2-lomakkeet työntekijöille. Toinen vaihe on lähettää nämä lomakkeet sosiaaliturvahallintoon. (SSA)
Määräaika sekä jakelulle työntekijöille että tallettamiselle SSA: lle on seuraava vuosi 31.1. Tämä on uusi aikaisempi määräaika, koska SSA: n arkistointi on perustettu veropetosten välttämiseksi. Lue lisää W-2 ja 1099 määräajoista.
Varmista, että annat työntekijöille lomakkeet tammikuun alussa, joten heillä on aikaa tarkistaa niitä virheiden estämiseksi.
03 - Tarkista työntekijän W-4 lomakkeet
Työnantajilla on oltava koko W-4 lomake kaikkien työntekijöiden ulottuville. Lomake W-4 sisältää tiedot, jotka ovat välttämättömiä työntekijän liittovaltion tuloveron ennakonpidätyksen määrittämiseksi, siviilisäädyn, huollettavien lukumäärän ja mahdollisten lisämaksujen lukumäärän määrittämiseksi.
Lomake W-4 on täytettävä palkkiona ja milloin tahansa työntekijä haluaa tehdä muutoksen. Työntekijän on muutettava W-4-lomaketta, jos työntekijän henkilökohtaiset tiedot (mukaan lukien siviilisääty ja huollettavien määrä) muuttuvat tai jos työntekijän osoite muuttuu. Työntekijä voi myös muuttaa W-4-lomaketta milloin tahansa muuttamalla lähdeveron määrää .
Joka vuosi ennen vuoden loppua työnantajien tulee pyytää kaikkia työntekijöitä tarkastelemaan W-4-lomaketta varmistaakseen, että henkilökohtaiset tiedot ovat tarkkoja.
Varmistamalla, että työntekijöillä on täsmälliset ja ajantasaiset tiedot lomakkeesta W-4, voit valmistaa ja jakaa W-2 lomakkeita.
04 - Kerää palkkatiedot W-2 lomakkeille
Ensinnäkin tarvitset perustietoja yrityksestäsi kaikille W-2-lomakkeille:
- Yrityksesi työnantajan tunnusnumero
- Yrityksen nimi, osoite ja postinumero
- Yrityksesi valtion verotunniste
Sitten sinun on kerättävä tietoja jokaisesta työntekijästä sekä henkilökohtaisista tiedoista että palkanlaskennasta:
- Työntekijän nimi ja osoite sekä sosiaaliturvatunnus tai muu verotunniste
- Työntekijälle maksetut määrät: palkat, vinkit ja muut korvaukset
- Liittovaltion tuloveron määrä pidätetään
- Sosiaaliturvamaksut (vuoteen saakka sosiaaliturvan enimmäismäärän mukaan)
- Medicarein palkat ja vinkit ja Medicare-vero pidätetään, mukaan lukien ylimääräiset Medicare-verot korkean tulotason työntekijöille.
- Vähennetyt työntekijävinkit
- Maksetut työsuhde-etuudet ja muut työntekijälle verotettavat etuudet
- Jokaisen valtion, jossa työntekijä työskenteli, maksetut valtion palkat ja vinkit ja valtion tulovero pidätettiin
- Paikalliset palkat ja vinkit ja paikallisen tulovero pidätetään.
05 - Review W-2-käsittely - Miten W-2: n luodaan?
Jos yrityksesi on uusi palkkalaskennan käsittely, tai jos palkkasummasi tilanne on muuttunut hiljattain, kannattaa tarkistaa loppuraporttien löytämisen, täydentämisen ja jakamisen työntekijöille. Voit saada W-2 lomakkeita toimistotarvikkeiden myymälästä, CPA: sta, vero- tai kirjanpitosovelluksesta tai IRS: stä.
Huomaa: Et voi ladata W-2 lomakkeita IRS: ltä tai muualta Internetistä. W-2-lomakkeen kopio A on tiettyä punaisen musteen väriä, eikä sitä voi kopioida. Sinun on tallennettava erityinen IRS-lomake kopion A kanssa sosiaaliturvan hallintoon (tämä on kopio, jota säilytät ja tallennat sosiaaliturvan kanssa helmikuun lopussa).
Seuraavassa on joitain vaihtoehtoja W-2-lomakkeiden valmisteluun:
- Kirjanpitojärjestelmän käyttö . Jos sinulla on vain muutamia työntekijöitä ja käytät kirjanpitojärjestelmää, voit hankkia lisäosan W-2-lomakkeiden valmisteluun tämän ohjelmiston avulla.
- Verotusohjelmien käyttäminen. Jos käytät jotain yleistä verovalmiusohjelmistoa, joko verkossa tai työpöytäversiossa, ja olet hankkinut kyseisen ohjelmiston yrityksen version, tarkista, onko W-2-käsittely sisällytetty. Shirley Elmblad, opas rahoitusohjelmistoon, on artikkeli vero-ohjelmistojen arvioinneista
- Käytettyjen W-2-lomakkeiden käyttäminen . Suurimmissa toimistotarvikeyhtiöissä on valmiiksi painetut W-2-lomakkeet käytettäväksi CD-levyllä olevilla ohjelmilla, joiden avulla voit syöttää lomakkeiden tiedot manuaalisesti ja tulostaa ne tulostimelle.
W-2-lomakkeiden täyttämiseen ja tulostamiseen käytettävän menetelmän pitäisi olla myös W-3-lähetyslomakkeita .
06 - Päätä miten jakaa W-2 lomakkeet työntekijöille
Kun olet luonut W-2 lomakkeet, seuraava päätös on jakaa ne työntekijöille. Muista, että W-2-lomakkeiden jakaminen työntekijöille on verovuoden päättymistä seuraavan vuoden tammikuun 31. päivä. Esimerkiksi työnantajat, jotka olivat velvollisia jakamaan 2016 verovuoden W-2s, ovat 31. tammikuuta 2017 saakka jakamaan ne.
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa jakaa tulostetut W-2-lomakkeet työntekijöille: lähetä ne sähköpostitse tai jakaa ne työntekijöille henkilökohtaisesti. Jos työntekijä ottaa W-2-lomakkeen henkilökohtaisesti, voit halutessasi ilmoittaa työntekijälle, että lomake on kerätty, jotta kysymys siitä, onko tämä tehty.
07 - Tarkista virheet ennen kuin lähetät W-2 lomakkeet työntekijöille
W-2 -lomakkeiden minimoimiseksi ja W-2 lomakkeiden uudelleen lähettämiseksi tarkista W-2 lomakkeet virheistä käyttämällä tätä tarkistuslistaa. Yhteiset W-2-virheet sisältävät virheellisen vuosilomakkeen, eivät sisällä tietoja, eivät tuota tietoja väärään ruutuun, eivätkä lopettaa sosiaaliturvan pitämistä maksimissaan.
08 - Työntekijöiden pyyntöjen käsitteleminen päällekkäisiä W-2 lomakkeita varten
Työntekijät usein erehtykää tai menettävät W-2-lomakkeita ja he voivat tulla palkkalistoasi osastolle, joka pyytää kopiota W-2-lomakkeesta. Ennen kuin lähetät W-2 lomakkeita, harkitse, miten käsittelette näitä pyyntöjä:
- Jos lomakkeet on tulostettu sisäisesti, voit vain tulostaa W-2-lomakkeen ja antaa sen tai lähettää sen työntekijälle.
- Jos lomake on laadittu ulkopuolisella palkkalistoilla, ne voivat veloittaa lomakkeen uudelleenkirjoittamisesta ja lähettämisestä aiheutuvat kulut. Voit halutessasi veloittaa työntekijöiltä ensimmäisen kaksoiskappaleen tai toisen kerran vuodessa (se tapahtuu!).
Riippumatta siitä, mitä päätät, kannattaa viestiä kaksinkertaisten lomakkeiden käytännöt työntekijöille. Kaksinkertaisten lomakkeiden maksaminen voi tuntua äärimmäiseltä, mutta se saattaa vähentää kadonneiden lomakkeiden lukumäärää, jota sinun on käsiteltävä.
09 - Arkistointi W-2 ja W-3 lomakkeet sosiaaliturvahallinnossa
Kun olet päättänyt valmistella W-2-lomakkeita ja jakaa nämä lomakkeet työntekijöille (verovuoden tammikuun 31. tammikuuta mennessä), seuraava päätös on selvittää, miten nämä lomakkeet toimitetaan SSA: n (Social Security Administration) .
Kaikki W-2 lomakkeet on toimitettava sosiaaliturvalaitokselle sekä lähetyslomake W-3 . Kaksi vaihtoehtoa näiden lomakkeiden lähettämiselle:
- Voit ladata verkossa Social Security -sivuston Business Services Online -osiossa. Sinun täytyy rekisteröityä ensin ja täyttää sopivat lomakkeet verkossa. Jos tallennat verkossa BSO: n kanssa, sinun ei tarvitse sisällyttää W-3-lomakkeita.
- Voit myös lähettää W-2-lomakkeet lomakkeen W-3 kanssa sosiaaliturvalaitokselle.
Tässä on lisätietoja W-3-lomakkeen valmistelusta .
10 - Tarkista W-2-lomakkeiden jakamista koskevat valtion määräykset
Kun olet suorittanut W-2-lomakkeen työntekijälle, yksi osa tästä lomakkeesta (Kopio 1) on nimetty toimitettavaksi tilaan, jossa työntekijä työskentelee. Jos työntekijä työskentelee useammassa kuin yhdessä valtiossa, sinun on lähetettävä jokaiselle valtiolle kopio W-2-lomakkeesta.
Jokaisella valtiolla on erilaiset vaatimukset W-2-lomakkeiden ja mahdollisten lähetyslomakkeiden lähettämiselle. Tarkastele valtion veroviranomaisen tai valtion tuloja käsittelevän osaston oppia valtion vaatimusten kanssa.
UPDATE: Monet valtiot noudattavat uutta tammikuun 31. päivää W-2: n jättämisen määräaikaa SSA: lla.
Lue lisää valtion palkkasummasta.